Wojewódzkie archiwum geologiczne - zasady tworzenia zespołów archiwalnych

[entropia]

Szanowni Forumowicze,
Zwracam się z pytaniem dotyczącym zasad tworzenia zespołów archiwalnych.

Rzecz dotyczy wojewódzkiego archiwum geologicznego. Urząd marszałkowski jest w trakcie przejmowania dokumentacji z województw zlikwidowanych w 1998.

W pytaniu sformułowanie ?dokumentacja? dotyczy ?dokumentacji geologicznych? ? będących opracowaniami naukowo-gospodarczymi danego obszaru zaliczanych do kategorii ?A?

Pierwotne archiwum zawierało dokumentacje, która po reformie 1975 roku została przeniesiona do  odpowiednich archiwów geologicznych w czterech nowo wydzielonych województwach. Po reformie 1998 roku, archiwa województw wydzielonych reformą 1975 funkcjonowały jako archiwa oddziałów zamiejscowych (najpierw urzędu wojewódzkiego, następnie urzędu marszałkowskiego). Obecnie całość dokumentacji z oddziałów zamiejscowych jest przejmowana przez wojewódzkie archiwum geologiczne.
W praktyce oznacza to powrót dokumentów wywiezionych w 1975 oraz przywiezienie dokumentacji wytworzonej po 1975. W związku z tym mamy kilka pytań:
1.Czy następujące wydzielenie jest prawidłowe (oczywiście jest to schemat uproszczony, który nie zakłada np. przejścia dokumentacji spod wojewody do marszałka ? chodzi o zasadę):
-Do 1975 jeden zespół archiwalny
-1975 -1998 4 zespoły archiwalne
-Po 1998 jeden otwarty zbiór archiwalny
2.W jaki sposób traktować dokumentację, która była przysyłana do wiadomości. Czy wydzielać zespoły archiwalne dla poszczególnych instytucji, czy też wrzucić je do zbioru danej jednostki organizacyjnej ( specyfika archiwów geologicznych polega na tym, że w niektórych okresach składają się one prawie wyłącznie z dokumentacji przysyłanych do wiadomości)?
3.Czy kolejność dokumentacji w ramach zespołu może być ustalona według kryterium terytorialnego (wg.gmin), czy też musi być ona chronologiczna?

Dziękuję i pozdrawiam.

[Jarek]

Skąd w ogóle pomysł żeby dzielić to na zespoły? To nie jest archiwum w rozumieniu przepisów o narodowym zasobie archiwalnym.

[Hanna Staszewska]

Czy chodzi o dokumentację geologiczną, która jest częścią zespołów urzędów administracji, tzn. prezydiów wojewódzkich rad narodowych, urzędów wojewódzkich i teraz urzędów marszałkowskich?
Jeśli tak, to tę dokumentację należy przydzielić do odpowiednich zespołów powyższych organów administracji.
W Poznaniu całość tej dokumentacji przeszła do urzędu marszałkowskiego i nikt jej nie przydzielał do właściwych zespołów urzędów. Argumentowano to tym, że dokumentacja ta w dalszym ciągu jest potrzebna do bieżącego urzędowania a jej podział utrudniłby korzystanie z niej.

[Jarek]

W Poznaniu całość tej dokumentacji przeszła do urzędu marszałkowskiego i nikt jej nie przydzielał do właściwych zespołów urzędów. Argumentowano to tym, że dokumentacja ta w dalszym ciągu jest potrzebna do bieżącego urzędowania a jej podział utrudniłby korzystanie z niej.

Ano właśnie. Sama nazwa "wojewódzkie archiwum geologiczne" jest już trochę niefortunna (pomijając że nie ma oparcia w przepisach), boć to tylko właśnie otwarty zbiór dokumentacji nadsyłanej do organu szczebla wojewódzkiego, tworzony w oparciu o prawo geologiczne a nie ustawę archiwalną. W przepisach zdaje się stoi że dopiero po dezaktualizacji takiej dokumentacji trafia ona do właściwego ap (kiedyś tylko AAN) i chyba dopiero przy takiej okazji warto zastanawiać się nad przynależnością zespołową. Tak mi się coś jednak wydaje że żadne takie archiwum geologiczne nie przekazywało i nie przekazuje dokumentacji do ap.

[entropia]

Czy chodzi o dokumentację geologiczną, która jest częścią zespołów urzędów administracji, tzn. prezydiów wojewódzkich rad narodowych, urzędów wojewódzkich i teraz urzędów marszałkowskich?
Jeśli tak, to tę dokumentację należy przydzielić do odpowiednich zespołów powyższych organów administracji.
W Poznaniu całość tej dokumentacji przeszła do urzędu marszałkowskiego i nikt jej nie przydzielał do właściwych zespołów urzędów. Argumentowano to tym, że dokumentacja ta w dalszym ciągu jest potrzebna do bieżącego urzędowania a jej podział utrudniłby korzystanie z niej.

Pani Hanno,
Dokładnie o taką dokumentacje chodzi w moim zapytaniu.
Dokumentacja geologiczna, jest w stałym użyciu przez pracowników oraz udostępniana klientom urzędu marszałkowskiego. Konieczność przydzielenia do odpowiednich zespołów archiwalnych utrudnia pracę na dokumentacji i wprowadza konieczność "przebudowania" dotychczasowego archiwum. Uporządkowanie dokumentacji geologicznej najlepiej sie sprawdza przy użyciu klucza geograficznego.
Czy dobrze rozumiem, że w urzędzie marszałkowskim województwa wielkopolskiego była przeprowadzona kontrola AP i argumentacja o wygodzie korzystania z dokumentacji obroniła archiwum przed podziałem na zespoły archiwalne??

Czy istnieją jakieś wytyczne, wskazówki dotyczące postępowania z dokumentacją geologiczną??

[Hanna Staszewska]

Czy dobrze rozumiem, że w urzędzie marszałkowskim województwa wielkopolskiego była przeprowadzona kontrola AP i argumentacja o wygodzie korzystania z dokumentacji obroniła archiwum przed podziałem na zespoły archiwalne??

Jak najbardziej, nie widzę w tym nic dziwnego
Akta są dla użytkowników (w tym przypadku urzędników), a nie archiwistów!!!!!!!!

Uporządkowanie dokumentacji geologicznej najlepiej sie sprawdza przy użyciu klucza geograficznego.

Więc tak uporządkujcie
Powtarzam:
 Akta są dla użytkowników (w tym przypadku urzędników), a nie archiwistów!!!!!!!! 

Czy istnieją jakieś wytyczne, wskazówki dotyczące postępowania z dokumentacją geologiczną??

NDAP nic takiego nie wydał, swego czasu działal zespół przy NDAP, który miał się tym zajmować, ale chyba nic z tego nie wyszło, niestety.

Pozdrawiam

[Jarek]

A ja mam jeszcze jedną wątpliwość - czy to Wasze porządkowanie jest na pewno konieczne? Czy przejmowana dokumentacja nie ma już określonego układu, sygnatur, ewidencji?
W znanym mi archiwum geologicznym wpływającą dokumentację wpisywano kolejno do rejestru, numer z niego i oznaczenie rodzaju dokumentacji tworzyły sygnaturę, a "klucz geograficzny" rozwiązywano przy pomocy indeksów. Jeśli tu jest podobnie to nie wiem czy warto to wywarcać do góry nogami.

ps. Tak, tak, akta są dla urzędników ... 

[nikodem.b]

Szanowni Państwo!
Z "pewną taką nieśmiałością" pragnę swoje drobne trzy grosze dorzucić w tym wątku...
Zgadzam się z Panem Jarkiem (w którego głos rozsądku, w przeciwieństwie do niewątpliwie stentorowej acz miałkiej odezwy Pani Hanny od św. Metodyki, radzę entropii dobrze się wsłuchać):
1. Archiwum geologiczne, to nie archiwum zakładowe,
2. W archiwum geologicznym prowadzi się ewidencję odmienną w formie od ewidencji zasobu archiwum zakładowego,
3. Dokumenty geologiczne przekazuje się właściwemu archiwum państwowemu z chwilą utraty przez nie "przydatności użytkowej"...

i chyba dopiero przy takiej okazji warto zastanawiać się nad przynależnością zespołową.

W tym miejscu nasuwają się też analogie z innymi, specyficznymi dokumentami - vide: materiały państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego...
Dla mnie to także zastanawiające, dlaczego właściwie entropia chce wprowadzić "porządek" w najpewniej już uporządkowany zasób 4 byłych wojewódzkich archiwów geologicznych.
Z poważaniem
NIKodem

[entropia]

@ Jarek, nikodem.b
Porządkowanie jest konieczne. W każdym województwie była inna organizacja archiwum, inne sygnatury, inna numeracja, inny układ. Dla wygody i porządku należy to teraz wyprostować. Ponadto zwracam uwagę na to, co napisałem w pierwszym poście: do archiwum wojewódzkiego wracają również dokumentacje, które były wywiezione w 1975 a były wytworzone w ramach "jednego, starego" województwa. Te dokumenty zostały przenumerowane co później rzutowało na układ nowych dokumentacji przyrastającej po 1975.

"Jeśli tu jest podobnie to nie wiem czy warto to wywarcać do góry nogami."

- warto, gdyż są przypadki, że 4 różne dokumentacje mają ten sam numer

[Jarek]

Porządkowanie jest konieczne. W każdym województwie była inna organizacja archiwum, inne sygnatury, inna numeracja, inny układ.

Wszystko ładnie, tylko że podzielenie tego na zespoły na pewno problemu nie rozwiąże, trzeba w takim razie scalić te archiwa, do czego moim zdaniem najlepiej prowadziłoby dopisanie tych wszystkich zaszłości do ewidencji zbioru prowadzonego od 1999 r., z czym wiązałoby się ich przesygnowanie, ale bez zabawy w nadawanie aktom wydumanych układów. Ale i tak dwa razy zastanowiłbym się jeszcze nad tym na Twoim miejscu czy w ogóle warto to zmieniać, może wystarczyłoby zmodyfikować stare sygnatury i uzupełnić indeksy.

[Georg Jablonski]

Układ akt według powiatów, gmin i chronologicznie dużo roboty. Proponuje wszystkie plany [ nadać sygn. arch. ołówkiem]   spisać w arkuszu kalkulacyjnym [według wzoru PuA-30c]. Po wykonaniu spisu skonaktować się z Archiwum Państwowym [ właściwy układ nadania].