Cel
Celem strategicznym rozporządzenia powinna być automatyzacja procesu selekcjonowania i porządkowania dokumentów elektronicznych wytwarzanych w instytucjach publicznych zarówno wewnątrz tych instytucji, jak i procesu przekazywania ich do archiwum państwowego. Selekcjonowanie ma na celu wyodrębnienie dokumentów elektronicznych przeznaczonych do długoterminowego, w tym wieczystego, przechowywania. Porządkowanie ma na celu umożliwienie szybkiego wyszukania dokumentów elektronicznych wytwarzanych przez instytucje publiczne a także powiązań między nimi odzwierciedlających przebieg i załatwianie spraw w instytucji w dowolnym badanym okresie.
Dla dokumentów elektronicznych sposoby postępowania wypracowane przy przejmowaniu i opracowaniu dokumentów papierowych nie znajdą zastosowania. Strategia postępowania z dokumentem elektronicznym powinna zaczynać się od momentu tworzenia takich dokumentów w sposób standardowy dla instytucji publicznych. Nie chodzi tu o standaryzację struktury ich treści (tę należy w całości pozostawić twórcom dokumentów) tylko struktury metadanych towarzyszących poszczególnym rodzajom takich dokumentów.
Należy dążyć to tego, aby metadane wytworzonych dokumentów elektronicznych nie były poddawane dalszej obróbce w archiwum. Już w miejscu wytworzenia dokument powinien być gotowy do przekazania do archiwum bez wymagania jakichkolwiek czynności porządkujących. Za takim postępowaniem przemawia między innymi:
• Wiele cech (metadatanych) do dokumentów może być do nich dopisywanych automatycznie przez stosowany system teleinformatyczny na podstawie stałych informacji wynikających z daty systemowej, zasad logowania do systemu oraz zdefiniowanego w instrukcji kancelaryjnej uwzględnionego w systemie sposobu załatwiania spraw.
• Automatyzacja dopisywania metadanych przez system zapewni wyższą jakość danych ponieważ pozwoli na uniknięcie błędów ludzkich.
• Obniżone zsotaną także koszty funkcjonowania instytucji gdyż tylko kilka metaelementów pozostawione zostanie do edycji twórcy.
• Twórca najlepiej wie, w jakim celu tworzy dokument, jaka jest jego treść itp. Jednakże metaelementy pozostawione do edycji twórcy powinny być w miarę możliwości wybierane ze zdefiniowanych wcześniej list wyboru.
• Przy tak dużej ilości wytwarzanej dokumentacji elektronicznej nie będzie możliwe zaznajamianie się z zespołem dokumentacji elektronicznej wg metodyki stosowanej dla dokumentacji papierowej. Byłoby to zbuk czasochłonne i niepotrzebne. Państwa nie będzie stać na stosowanie takich metod opracowania zasobu.
• Zapewniony zostanie dostęp do wysokiej jakości informacji – już od momentu jej wytworzenia aż do archiwizacji.
Przyjęcie powyższych założeń spowoduje, że takie „aksjomaty” jak spisy zdawczo-odbiorcze, dzieje aktotwórcy, inwentarz, wstęp do inwentarza itp. dla dokumentów elektronicznych nie będą miały w ogóle zastosowania. Dokumenty elektroniczne powinny móc być w przyszłości "zasysane automatycznie" do archiwum narodowego (a nie do sieci archiwów - gdyż tu stosowanie zasady pertynencji tylko zwielokrotniłoby koszty). Aby automatyzacja archiwizacji dokumentacji była możliwa należy ustalić, jakie metadane i w jakiej strukturze logicznej powinny być zapisywane podczas tworzenia dokumentu elektronicznego. Należy podkreślić że rozporządzenie powinno wskazywać na logiczną, a nie techniczną strukturę metadanych.
Warto wskazać także dodatkowe korzyści z wprowadzenia rozporządzenia:
• firmy oferujące usługi systemy obiegu dokumentów dla instytucji publicznych będą mogły przy projektowaniu tych systemów opierać się o gotowe wskazówki
• instytucje publiczne zamawiając takie systemy będą mogły stawiać wymagania dotyczące logicznej struktury wytwarzanej dokumentacji w oparciu o rozporządzenie
1. Definicja przedmiotu rozporządzenia, jakich dokumentów elektronicznych dotyczy rozporządzenie.
Na przykład: Rozporządzenie dotyczy dokumentów elektronicznych stosowanych w praktyce kancelaryjnej instytucji, zastępujących tekstowe dokumenty wytwarzane na nośniku papierowym. W szczególności dotyczy dokumentów wytworzonych za pomocą edytorów tekstu i arkuszy kalkulacyjnych tj. pism, tabel, itp. dokumentów przeznaczonych do wydrukowania, albo których wydrukowanie w całości miałoby sens. Rozporządzenie nie dotyczy fotografii, nagrań dźwiękowych i audiowizualnych oraz baz danych .
Komentarz: Określenie wydrukowanie w całości miałoby sens jest pewną propozycją do rozpatrzenia np. bazy danych tworzy się nie po to, aby wydrukować je w całości. Natomiast wygenerowane raporty z baz danych tworzone dziś jako załączniki do sprawozdań rozporządzenie by już obejmowało. Bazy danych wymieniono tu specjalnie ze względu na to, że sporo osób uważa bazy danych, nie za zbiory dokumentów elektronicznych, ale za dokumenty elektroniczne, wychodząc z intuicyjnego założenia że 1 plik = 1 dokument elektroniczny. Dla innych takie założenie nie jest oczywiste. Plik może być dokumentem elektronicznym zaopatrzonym w metadane, ale nim być nie musi.
Zdefiniowanie przedmiotu rozporządzenia ma duże znaczenie, ponieważ stosunkowo łatwo można przygotować strukturę dla dokumentów „typowo kancelaryjnych” nie zajmując się innymi rodzajami dokumentów elektronicznych. Jest to ważne także z tego powodu, że definicja „dokumentu elektronicznego”, a nawet „dokumentu” jest w Polsce nieostra. Z kolei nie da się w jednym rozporządzeniu i w jednym standardzie metadanych ująć struktury wszelkich dokumentów elektronicznych, jeżeli np. uznamy za takie bazy danych zapisane w jednym pliku (każda z nich ma swoją strukturę właściwą dla obsługiwanego zadania). Innym przypadkiem szczególnym będą fotografie, nagrania dźwiękowe, audiowizualne, poczta elektroniczna, sms, itp. Dla wszystkich rodzajów tych dokumentów powinny zostać opracowane oddzielne standardy. Niniejszy standard dotyczy wyłącznie dokumentów tekstowych i tabel, które mogą zawierać także fotografie, ale wewnątrz dokumentu. Podział dokumentów nie powinien przebiegać wg granicy „elektroniczny-nielektroniczny”, ale wg rodzajów dokumentów, niezależnie od nośnika zapisu. Niewątpliwie konieczne będzie przygotowanie także standardów dla fotografii elektronicznych, nagrań itp.
2. Definicja struktury dokumentu elektronicznego wskazująca, że dokument elektroniczny składa się z treści i metadanych.
Na przykład: Przez strukturę dokumentu elektronicznego rozumie się treść tego dokumentu oraz metadane trwale z tą treścią powiązane
Druga wersja: Strukturę dokumentu elektronicznego określa zestaw metadanych związanych z treścią tego dokumentu. Treść jest jednym elementów struktury dokumentu elektronicznego.
Komentarz: Powszechnie wiadomo, że dokument elektroniczny składa się z treści i metadanych – czyli dodatkowych danych o tym dokumencie informujących o jego rozmiarze, twórcach, datach powstania, modyfikacji, tematyce itp. Owe metadane o dokumencie elektronicznym mogą być zapisywane elektronicznie razem z treścią dokumentu , ale także niezależnie od treści tego dokumentu. Który ze sposobów powinien być uznany za priorytetowy powinien określić zespół wzmocniony ekspertami z dziedziny informatyki.
Wg mnie zapisywanie metadanych oddzielnie od dokumentów elektronicznych (tak jak to ma np. miejsce w przypadku opisów bibliotecznych i archiwalnych dokumentów drukowanych – czyli w specjalnie zaprojektowanej, osobnej bazie danych) nie powinno być docelowe. Taki sposób zapisu metadanych uzależnia możliwość wyszukiwania dokumentów od stosowanej aplikacji bazodanowej i stwarza niebezpieczeństwo utraty powiązań treść-metadane przy transferze lub konwersji. Przy miliardach dokumentów owa możliwość stanie się w wielu przypadkach faktem – choćby nie wiem jak zmniejszyć prawdopodobieństwo jego wystąpienia. Dlatego bez względu na stosowane zabezpieczenia systemowe i sposób zbierania metadanych powinien zostać określony format dokumentów, w którym dokumenty byłyby przechowywane wraz z metadanymi. Wydaje się, że XML spełnia te warunki. Jednak samo zapisanie XML jest niewystarczające. Należy jeszcze określić jak owe metadane i treść mają być w XML-u uporządkowane i to jest właśnie celem rozporządzenia.
Kluczowe dla długoterminowego przechowywania dokumentu elektronicznego, oraz dla precyzyjnego wyszukania go spośród miliardów dokumentów elektronicznych jest zapisanie metadanych w sposób uporządkowany i zgodny ze standardem. Takie podejście ułatwi w przyszłości konwersję (lub emulację) zgromadzonych dokumentów elektronicznych do nowych formatów. Zmiany te będą nieodzowne w związku ze starzeniem się technologii. Niezależnie od zmieniającego się technicznego sposobu zapisu dokumentu pewne jego elementy będą stałe. Elementy te określa właśnie standard metadanych. To nie układ treści wyświetlany na ekranie zdecyduje o możliwości automatycznego archiwizowania dokumentów elektronicznych w taki sposób, aby możliwe było wyszukiwanie dokumentów i powiązań między nimi odzwierciedlających przebieg i załatwianie spraw w instytucji. O tym zdecyduje odpowiednio zaprojektowany standard metadanych – taki sam dla wszystkich instytucji publicznych w Polsce. Narzucanie standardów układu treści dokumentu byłoby nie tylko błędem, ale byłoby niemożliwe do przeprowadzenia z technicznego punktu widzenia.
********************************
3. Definicja metadanych (w rozumieniu rozporządzenia a nie jako terminu ogólnego)
Na przykład: Metadane są to dane towarzyszące każdemu dokumentowi elektronicznemu, uporządkowane w określonej strukturze, zwanej standardem metadanych, opisujące w szczególności:
a. twórców i współtwórców dokumentu,
b. rozmiar dokumentu (ilość znaków, ilustracji, rozmiar w bajtach itp.)
c. datę i czas powstania dokumentu,
d. status dokumentu (roboczy, wstępnie zatwierdzony, zatwierdzony)
e. datę i czas zatwierdzenia dokumentu oraz osobę/instytucję upoważnioną do zatwierdzenia
f. tytuł dokumentu
g. powiązania/relacje z innymi dokumentami,
h. tematykę dokumentu
i. język dokumentu
j. cel powstania dokumentu (w szczególności adresatów dokumentu)
k. dostępność treści dokumentu (ograniczenia dotyczące czasu lub osób upoważnionych do odczytania treści)
l. prawa autorskie (czy dokument jest chroniony prawem autorskim, ewentualne ograniczanie dotyczące czasu, lub obszaru eksploatacyjnego praw autorskich)
m. typ dokumentu (np .rozporządzenie, sprawozdanie, kwestionariusz, raport)
n. kategorię archiwalną dokumentu /informację o długoterminowym przechowywaniu (obowiązkowy czas przechowywania dokumentu wraz z kompletem metadanych, czas przekazania do archiwum państwowego)
o. unikatowy numer dokumentu nadany przez system teleinformatyczny
p. numer kancelaryjny dokumentu określony zgodnie z obowiązującą w instytucji publicznej instrukcją kancelaryjną
Komentarz Być może zasadne byłoby wprowadzenie do definicji metadanych gotowego pojęcia słownikowego zamiast powyższej propozycji. Metadane to pojęcie znane od dawna w matematyce i mogłoby to prowadzić do nieporozumień i różnych interpretacji prawnych. Stąd propozycja wyliczenia w punktach ważniejszych elementów. W ten sposób zostanie wyraźnie określone, czym w rozumieniu rozporządzenia są metadane. Inną możliwością jest odesłanie od razu do „standardu matadanych będącego załącznikiem do rozporządzenia” Lista elementów jest otwarta i powinna być szeroko przedyskutowana zwłaszcza z twórcami danych. Należy podkreślić że wyodrębnienie elementu metadanych nie oznacza równocześnie że mają się tam pojawić dane. To czy „wypełnienie metaelementu” danymi będzie obowiązkowe, zalecane czy opcjonalne powinno być zdefiniowane w opisie standardu. Wymaganiem wobec systemów teleinformatycznych powinno być zapewnienie:
• dla wszystkich elementów metadanych: możliwości wpisania danych
• dla obowiązkowych elementów metadanych: konieczności wpisania danych
Dla wielu ta rzecz jest oczywista – jak nie mam danych to muszę i tak zapewnić miejsce na ich wpisanie (gdybym kiedyś je miał). Praktyka pokazuje jednak, że istnieją systemy „skrojone dokładnie na miarę” tj. nie przewiduje się w ogóle technicznych możliwości wpisywania pewnych danych opcjonalnych (np. dlatego, że nie występują, albo dlatego, że szef akurat nie przewiduje ich wpisywania). W ten sposób zmiana przepisów, albo zmiana szefa powoduje konieczność rozbudowy struktury systemu informatycznego, co generuje niepotrzebne koszty.
Może się tak zdarzyć, że w instytucji, w której tworzone są dokumenty elektroniczne właśnie nastąpiła zmiana przepisów i pewien nowy element został wprowadzony jako obowiązkowy. Warto zaznaczyć, że pole danych związane w tym elementem może być w różny sposób wypełnione:
a. dane istnieją i są wpisane
b. nic nie wpisano
c. wpisano „brak danych”
Podkreślenia wymaga różnica jakościowa pomiędzy poz. b. i c. Wpis „brak danych” to też dane świadczące o tym, że takich danych nie posiadamy, a nie że ich nie wpisaliśmy.
4. Konieczność zapisania obowiązkowych elementów metadanych w miejscu dla nich przeznaczonym, nawet jeżeli występują w treści dokumentu.
Na przykład: Metadane powinny być zapisane w sposób umożliwiający ich automatyczne wyodrębnienie. Istnienie w treści dokumentu informacji odpowiadającej metadanym wymienionym w standardzie nie zwalnia z obowiązku zapisania tych metadanych zgodnie ze standardem.
Komentarz: Chodzi, o aby konieczność zapisania metadanych nie była zbywana tym, że w treści dokumentu są już takie informacje jak data, adresat, twórca, tytuł itp. Celem jest wyeliminowanie przypadków, w których instytucja publiczna „tłumaczy się”, że nie zapisano tytułu w „strefie metadanych” - „bo przecież można sobie go przeczytać w tekście”. W tym miejscu podkreślenia wymaga, że nie chodzi tylko o możliwość przeczytania dokumentu w przyszłości, ale także jego wyszukiwania i umocowania w kontekście przebiegu załatwiania spraw w instytucji. Potrzebne jest jasne określenie, że zawarcie, metadanych w treści dokumentu nie zwalnia z obowiązku zapisania tych metadanych oddzielnie od treści, ale w sposób trwale z treścią związany. Dla dalszego postępowania (w szczególności wyszukiwania, ale także wyodrębniania dokumentacji do długoterminowego przechowywania) będzie to miało kapitalne znaczenie.
5. Sposób opisania standardu metadanych
Propozycja: Standard metadanych powinien składać się z listy elementów, z których każdy powinien być opisany w następujący sposób:
a. nazwa elementu, (na przykład twórca, inna osoba odpowiedzialna (współtwórca), prawa, tytuł, temat (słowa kluczowe), opis, źródło, język, relacje, zasięg , funkcja, data, typ, format, identyfikator, dostępność itd.)
b. definicja elementu
c. cel wyodrębnienia elementu
d. obligatoryjność (obligatoryjny, obligatoryjny jeżeli istnieje, zalecany, opcjonalny)
e. lista podelementów (jeśli występują)
f. przykładowe dane (w tym wskazanie ewentualnych zewnętrznych list słownikowych)
g. uwagi
h. ……….. tu być może miejsce na sposób zapisu w XML-u
ciąg dalszy (mam nadzieję) nastąpi, zwłaszcza dzięki forumowiczom[/size].
czekam na komentarze
