Prowadzenie teczek - jedno pismo kilka spraw

[waleryczek]

Witam serdecznie.
Podczas pracy objawił mi się następujący problem. Jedna z komórek została poproszona przez przełożonego o wysyłanie jednym zbiorczym pismem zapytań dotyczących spraw, zarejestrowanych i prowadzonych w spisach spraw pod odrębnymi numerami. I tu pojawia się problem. Jak rejestrować te zbiorcze pisma i odpowiedzi na nie (też zbiorcze) w prowadzonych już sprawach.
Dodam, że obowiązuje system bezdziennikowy.
Proszę o podpowiedzi i sugestie.    
Z góry serdecznie dziękuję

[stany]

Witam

Jeśli można to proszę trochę  więcej  informacji np. czego dotyczą

[waleryczek]

Chodzi o sprzedaż nieruchomości. Przed sprzedażą poszczególnych działek należy ustalić ich stan prawny w kilku instytucjach, np .w starostwach. Aby ułatwić pracę starostwom pojawił się pomysł grupowania zapytań dotyczących sąsiadujących działek i zwracania się do nich zbiorczym pismem. Przy czym każda ze sprzedaży stanowi odrębną sprawę zarejestrowaną spisie spraw pod osobnym numerem.
To tyle, w skrócie.

[stany]

Witam

Mam rozumieć ,że mamy założonych przykładowo 10 spraw / 10 podmiotów ,choć niekoniecznie/ w teczce GN.6840,a szef chce ,żeby korespondować w tych założonych już dziesięciu sprawach np. z teczki GN.6850 ?. Niby po co tak mieszać, tak nie można.Trzeba napisać 10 pism do 10 jednostek z teczki 6840  i w każdej sprawie musi być wysłane pismo.Może być tak ,iż 10 spraw dot. tej samej  jednostki,wtedy można by było jedno pismo i wyszczególnić nr. spraw w tym piśmie , ale do swojej teczki i tak trzeba  włożyć 10 pism do 10 spraw teczki 6840.

[Jarek]

Albo wyślesz jedno pismo oznaczone znakami wszystkich tych spraw (jego kopię/egzemplarz odłożysz do akt każdej sprawy, to samo zrobisz z odpowiedzią), albo założysz jedną  sprawę dotyczącą tego zbiorczego zapytania i powiązesz ją (w spisie spraw i naaktach spraw) z jednostkowymi sprawami. To pierwsze wyjście wydaje się i łatwiejsze do wykonania, i bliższe zasadom.

[waleryczek]

 Wydaje mi się, że najbardziej kompromisowe będzie rozwiązanie z pismem, na którym referenci wpiszą znaki kilku spraw. Sprawa wydaje się w miarę prosta w przypadku tradycyjnego obiegu akt, natomiast w przypadku mojej firmy, w której wprowadzamy obieg elektroniczny, nowe rozwiązanie wymaga jeszcze przetestowania. Serdecznie dziękuje za pomoc kolegom Jarkowi i Stanemu.