Ewidencja zasobu archiwum - numeracja spisów zdawczo-odbiorczych

[izabela]

Witam, mam problem i prosiłabym o poradę:
Niedawno rozpoczęłam prace w archiwum zakładowym obecnie zaczęłam przejmować dokumentacje z poszczególnych działów i mam problem z nadawaniem numeracji spisom zdawczo odbiorczym. Opierając się na instrukcji kancelaryjnej i własnych wiadomościach wiem, że upływ roku kalendarzowego nie powoduje zmiany w numeracji spisu i jeśli w tamtym roku zakończono numerację na numerze 9 to teraz powinno teoretycznie być 10. Piszę teoretycznie, bo przeglądając dotychczasowe spisy widze, że co roku nadawano nową numerację : 1/2003, 1/2004 itd.
W związku z tym nie wiem co dalej robić, czy postępować wg instrukcji, czy tak jak czyniono do tej pory.

[Jarek]

No cóż, na pewno nie możesz kontynuować dotychczasowej praktyki. Obawiam się że najrozsądniejsze wyjście jest też najbardziej pracochłonne - przerejstrowanie wszystkich dotychczasowych spisów i w konsekwencji przesygnowanie akt, i dopiero rejestrowanie kolejnych spisów.
pozdrawiam

[izabela]

A to mnie pocieszyłeś, no nic jak trzeba to trzeba, dziękuje za poradę

[fijas]

Witam!
W tym miejscu niestety nie mogę się zgodzić z Jarkiem.
Zarządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie zakresu działania sekretariatów i innych działów administracji w powszechnych jednostkach organizacyjnych prokuratury (z 23 marca 2009 roku) określa, że na sygnaturę archiwalna składa się:
oznaczenie literowe Arch, numer spisu zdawczo-odbiorczego/pozycja na spisie zdawczo-odbiorczym/dwie ostatnie cyfry roku kalendarzowego właściwego dla danego wykazu spisu zdawczo-odbiorczych.
W tym miejscu dodatkowo dodam,że podobna sytuacja miała miejsce do roku 2007 (wrzesień) kiedy udało się wprowadzić sygnaturę składającą się tylko z numeru spisu/pozycję na spisie. Nie wiedząc czemu w tym roku wrócono do starych zapisów.
Dodatkowo nie uważam za zasadne potrzebę przejerejestrowania wszystkich dotychczasowych spisów, a co za tym idzie przesygnowania wszystkich akt.
W przytoczonym przykładzie prokuratury (np. rejonowej) możemy mieć do czynienia z kilkoma oddziałami sekretariatu, a w każdym z tych oddziałów corocznie powstaje kilka tysięcy spraw. Praca nie do wykonania.
Według mnie można bez problemu pozostawić starą numerację, a tylko przyjąć jakąś datę graniczną od której już nie będziemy łamali numeru przez rok tylko kontynuowali numerację dalej narastająco. Sygnatura archiwalna: 1/1/2003 nie koliduje z sygnaturą 1/1/2004. Tak naprawdę są to dwie różne sygnatury.
Pozdrawiam

[Jarek]

Izabela napisała tylko o instrukcji kancelaryjnej i własnej wiedzy jako podstawie oceny jaki sposób postepowania jest właściwy a jaki nie, nie wiemy co jest w instrukcji archiwalnej i czy w jej instytucji jest w ogóle taka instrukcja. Zakładam jednak że nie jest to instytucja wymiaru sprawiedliwości, w której obowiązywałyby takie, nieco specyficzne, zasady rejestrowania spisów.
Ewentualne pozostawienie starej numeracji dla tych spisów akt które już w archiwum są i nadawanie narastających numerów dla tych nowoprzyjmowanych to też jest jakieś wyjście, byle tylko te starocie były sygnowane rzeczywiście 1/1/2003 a nie tylko 1/1. Tradycyjnie również proponuję zapytać w archiwum państwowym co oni na to.

[zdunia]

Jestem poczatkującą (a nawet raczkującą) archiwistką. W zeszłym roku przyjmowałam do AZ dokumenty na podstawie spisów kolejno numerowanych. Przejmując je w tym roku numeruję od 1 czy zachowuję ubiegłoroczną ciagłość numeracji ?

[Jarek]

Pytanie przeniesione do odpowiedniego wątku.
Wypada mi zachęcić Cię również do lektury tego tematu: http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=1564.0

pozdrawiam

[Bożena24]

Czy w 2011 roku zmieniło sie numerowanie spisów zdawczo-odbiorczych czyli trzeba zacząc od nr 1 czy można kontynuować numerację z poprzednich lat? Np. spis nr 98/2011?

[marcia]

Numerację ciągniemy dalej