Witam,
zgodnie z ze zmianami wprowadzonymi do rozporządzenia MKIDN z dnia 23 sierpnia 2001 r.w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępniania dokumentów z wyborów do Sejmu Rzeczypospolitej Polskiej i do Senatu Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U 2001, nr 90, poz. 1005) rozporządzeniem MK z dnia 19 IX 2005 r. (Dz.U. 2005, nr 181, poz. 1509) w przepisie pojawiło się następujące sformułowanie:
§ 5.1.
Dokumenty z wyborów przekazane przez okręgowe komisje wyborcze Państwowej Komisji Wyborczej oraz inne dokumenty z wyborów będące w posiadaniu Państwowej Komisji Wyborczej, w tym dokumentacja zapisana na elektromagnetycznych nośnikach informatycznych, podlega przekazaniu Kierownikowi Krajowego Biura Wyborczego. Dokumenty te stanowią zasób archiwalny i są przechowywane w Krajowym Biurze wyborczym do końca kadencji Sejmu RP, a następnie przekazywane są właściwemu archiwum państwowemu z zastrzeżeniem ust. 2 i 3.Powyższe zmiany oznaczają że do archiwów państwowych trafiły w ubiegłym roku, lub trafią w najbliższym czasie elektroniczne nośniki z dokumentami z wyborów. Niestety rozporządzenie nie określa jakie dokumenty mogły zostać zapisane w ten sposób. Sformułowanie rozporządzenia pozwala na umieszczenie na płycie i przekazanie do archiwum wszystkiego, czyli: protokołów komisji wyborczych w dowolnym formacie np: .doc, .pdf przygotowanych do wydruku i podpisania, skanów tychże protokołów już podpisanych i ostemplowanych. Do archiwum trafią oczywiście również dokumenty papierowe. Co tak naprawdę jest więc materiałem archiwalnym - protokół przed wydrukiem, jego skan, czy postać papierowa? Nikt nie ma chyba wątpliwości, że to ostatnie.
Jakby tego było mało, w rozporządzeniu przed zmianą, czyli w wersji z 2001 r., dokumentem z wyborów były... "elektroniczne nośniki informatyczne z zapisanymi danymi z wyborów". Tyle, że wówczas nie stanowiły materiałów archiwalnych. Tamto jednak sformułowanie może stać się pokusą dla określonego potraktowania dokumentów zapisanych na nośniku, jako jednego dokumentu, co wydaje się ze wszech miar nieprawidłowe.
Podsumowując, problemów jest kilka:
1. co uznać za materiał archiwalny: nośnik (!) czy jednak zapisane na nim dokumenty?
2. jak potraktować owe dokumenty jeśli są skanami protokołów? jako materiał archiwalny jak chce rozporządzenie, czy jednak jako kopię cyfrową, jak to w rzeczywistości jest?
3. jak przechowywać owe dokumenty (nośniki?) żeby zapewnić ich trwałość? Czy można dokonywać swobodnej migracji na nowe nośniki?
4. jak opisać te dokumenty w ewidencji - jako nowy rodzaj materiałów archiwalnych (patrz.
ta dyskusja)? czy może jako dokumentację aktową?
5. jak policzyć owe dokumenty - jeden nośnik = jedna j.a.? czy jeden dokument = jedna j.a.?
6. i co za tym idzie: jak je opisać - jak nadać sygnatury - nośnikom, czy dokumentom?
7. czy w przypadku przekazania dokumentów pochodzących z systemu informatycznego PKW żądać dostępu do tego systemu, czy żądać zapisu w innym (jakim?) formacie?
Nie jestem pewien czy to wszystkie problemy, ale może ktoś z Was już ten problem przećwiczył na podstawie akt z wyborów do Sejmu i Senatu z 2005 r.?
pozdrawiam
Wojtek
