Skoro zostałem wywołany po nazwisku to napisze parę zdań. Pierwsze jest takie, że bardzo się cieszę iż rozporządzenie 1518 (czyli o szczegółowym sposobie postępowania z dokumentami elektronicznymi) jest ... dostrzegane. W swoim życiu zawodowym niestety bardzo często spotykałem się z tym, że ustawa archiwalna i rozporządzenia z niej wynikające są traktowane jako "mniej ważne".
Mają rację przedmówcy że warto pytać odbiorcę oprogramowania co chce on uzyskać. Zapewne jednak napisał że chce "zgodności z rozporządzeniem" i już. I tu pojawia się miejsce na interpretację. A wykonawca niekoniecznie musi wiedzieć co prawodawca miał na myśli. I dobrze, że pyta bo lepiej niech powstaje oprogramowanie oparte na dobrych założeniach. Musze też w części zgodzić się z poglądem że nie powinno być też tak, że trzeba wyjaśniać twórcy oprogramowania wszystko w szczegółach. Bo przecież i za produkowanie samochodów nie zabierają się ci którzy w ogóle nie mają w tym doświadczenia...
Swoją drogą przydałby się solidny komentarz do tego rozporządzenia i może kiedyś powstanie. W końcu jest to rzecz ciągle jeszcze zupełnie nowa z którą mają kłopoty i archiwiści i informatycy. Ale takie czasy przyszły, że dokumenty elektroniczne trzeba "łapać" w środowisku w którym powstały a nie drukować i do teczek...
A więc do rzeczy:
Napisał mms1986 że "
z diagramu sekwencji z prezentacji pana Kazimierza Schmidta wynika, że spis zdawczo-odbiorczy wykonuje instytucja przekazująca czyli urząd dla archiwum urzędu a archiwum urzędu dla archiwum państwowego".
Szanowny mms-ie na tym diagramie nie ma archiwum urzędu! Chyba że, nie chodzi o ten znajdujący się np.
w prezentacji umieszczonej na stronie Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego na str.33
Na tym diagramie znajduje się tylko archiwum państwowe! Nie ma tam archiwum zakładowego. Także niczego takiego nie mówiłem ani nie pisałem, że spis zdawczo-odbiorczy o którym mowa na diagramie przekazuje się do archiwum (zakładowego) urzędu. W przypadku gdy do zarządzania dokumentami elektronicznymi w danym podmiocie służy system teleinformatyczny spełniający określone wymagania (opisane w §6 rozporządzenia 1518) to
w ogóle nie ma potrzeby przekazywania dokumentów elektronicznych do archiwum zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego. Spis zdawczo-odbiorczy o którym mowa w rozporządzeniu dotyczy przekazywania materiałów do archiwum państwowego (czyli historycznego).
Tak więc jednym z wymagań dla systemu informatycznego do zarządzania dokumentacją urzędu (w skrócie EZD), jest umiejętność tworzenia spisów zdawczo-odbiorczych (zawierających elementy określone w rozporządzeniu 1518) a także paczek archiwalnych których zawartość i struktura danych została określona w rozporządzeniu 1519. XSD spisu jest dostępne
tutaj .
Tamże walidator dla paczek archiwalnych jakie mają odpowiadać tym spisom (zgodnych z kolei z rozporządzeniem 1519). Więcej informacji o tym projekcie na stronie
http://ade.ap.gov.pl (zresztą o tym jest też informacja na naszym forum).
Przestańmy myśleć kategoriami, że jak dotąd było przekazywanie akt za pomocą spisu do archiwum zakładowego (dla papierów jak najbardziej uzasadnione!) to i dla dokumentów elektronicznych ma być tak samo. Jeżeli nawet jakiś podmiot życzy sobie stworzenie modułu archiwum w systemie teleinformatycznym do zarządzania dokumentami (EZD) to rozporządzenie 1518 się w to nie wtrąca czy w ten sposób zostanie to zrobione (jako oddzielny moduł czy nawet oddzielny produkt). Jak ktoś lubi...
W XXI wieku nie musi być bowiem tak, że każda komórka organizacyjna jest wyjątkowa i ma "własny" - dedykowany system informatyczny. Takim wyjątkiem nie jest też archiwum zakładowe. Jeśli bowiem można będzie w systemie EZD zapewnić integralność danych, możliwość ich wyszukiwania wg elementów określonych w rozporządzeniu ... 1517 (cały czas ten sam Dz.U) , możliwość nadawania znaków sprawom zgodnie z wykazem akt, możliwość tworzenia spisów do brakowania i do przekazywania do archiwum państwowego itp, itd, to ...po co jeszcze jeden system?
Czy nie szkoda na to środków publicznych?
Domyślam się też, że u podstaw takiego prawa (konkretnie chodzi o §7 rozp. 1518 "
System teleinformatyczny, o którym mowa w § 6, spełnia dla dokumentów ewidencjonowanych funkcję archiwum zakładowego lub składnicy akt") leżała także dbałość o archiwa. Otóż ten przepis oznacza, że tworząc system EZD należy od razu zapewnić mu także ważne "funkcje archiwalne". A nie potem. Znamy nasze polskie "potem"... to czasem prawie jak maňana
Szanowny mms-ie
Zawsze jest możliwość skierowania w tej sprawie oficjalnego zapytania o interpretację do odpowiednich podmiotów. Nie wątpię że odpowiedzą.
Rozpisałem się więc teraz krótko:
ad.2. A czy w rozporządzeniu jest gdzieś mowa o "generowaniu jakichś dokumentów" zob. §6 pkt 7 rozporządzenia
ad.3. zob. §14 rozporządzenia. Aha: tu jeszcze raz należy podkreślić że spisy zdawczo-odbiorcze i paczki archiwalne przekazuje się do archiwum państwowego - zresztą za pomocą systemu ADE o którym było powyżej ...a nie "wkłada do systemu"
ad.4. zob. §5 rozporządzenia
ad 5. to w ogóle nie jest przedmiot tego rozporządzenia tylko innych przepisów które określają tego typu wymagania. Po prostu te które ... zostały podpisane (np. wnioski przesyłane na ESP i wystawione do nich UPO). Warto zauważyć że paczka archiwalna może, ale nie musi być podpisana (zob. rozp. 1519 zał. pkt 4).
ad.6. proszę o zapoznanie się z treścią rozporządzenia 1519 a zwłaszcza z załącznikiem to tego rozporządzenia. W tym miejscu znów "wychodzi" niezrozumienie roli archiwum historycznego przyjmującego paczki archiwalne i instytucji publicznej która ma je umieć wyprodukować a nie przyjmować w archiwum zakładowym
ad.7 zob. §6 pkt 1 rozporządzenia. Wymagane w takim przypadku "udokumentowane procedury" nie zostały określone w rozporządzeniu ustalono tylko, że mają być. I nie ma się co dziwić bo będą one różne w zależności od wielkości i zadań realizowanych przez dany podmiot a co za tym idzie zastosowanego systemu teleinformatycznego.
ad.8 Różnie
- aby zgodnie z rozporządzeniem
