Jak rozumiem z w/w decyzji powodem wprowadzenie uproszczonej metody opracowania zasobu była niemoc w 'wyrobieniu' się w opracowaniu poszczególnych zespołów. Stąd podział na grupy A1, A2 i A3. Domyślam się, że miało to spowodować przyspieszenia udostępniania materiałów w odpowiednim dla Archiwów Państwowych czasie.
Taka jest oficjalna wykładnia
, ale mnie nie przekonuje...
Bo pomyślmy: akta spisane na spisie zdawczo-odbiorczym również można było udostępniać, nie potrzeba do tego uznawania tych zespołów za opracowane
I tutaj pojawia się moje pierwsze pytanie - czy materiału z grupy A2 mają pierwszeństwo w kolejności opracowania przed A3?
Absolutnie nie, nie ma to żadnego znaczenia przy planowaniu opracowania w archiwum.
Innym zasadniczym pytaniem, które mnie zajmuje, to na czym polega owo 'uproszczenie'. Czy mamy tu na myśli skracanie wstępu do inwentarza (w przypadku A2), odstąpienie od brakowania, nie przywracanie układu chronologicznego w obrębie jednostek, etc.?
Wg wskazówek właśnie tak: zaniechanie powyższych czynności ma przyspieszyć opracowanie.
Tylko że brak precyzyjnych sformułowań we wskazówkach nie ułatwia pracy, bo tak naprawdę nie bardzo wiadomo, na czym ma polegać np. uproszczenie wstępu itp. Dyskutowaliśmy o tym w dziale "Metodyka Archiwalna".
I mój ulubiony 'problem' - sygnatura skacząca. Tutaj kompletnie nie wiem czy rozumiem na czym owo uproszczenie polega. Jak rozumiem, jednostkom nadaje się sygnatury przed uporządkowaniem ich. Następnie, po przyjęciu odpowiedniej metody porządkowania, sygnatury nadal pozostają niezmienne i mimo że nie są one ułożone po kolei względem siebie, to już się tego nie zmienia. Czyli urposzczenie polega na zaniechaniu nadawaniu sygnatur na nowo, zgodnie z metodą porządkowania, jaką przyjęliśmy.
Możliwość stosowania sygnatury skaczącej wiąże się przede wszystkim z inwentaryzacją w bazach danych...
Już tłumaczę, o co chodzi:
Otóż przy tradycyjnej inwentaryzacji na kartach inwentarzowych było tak:
zespół liczący np. 500 j.a. trzeba było najpierw zinwentaryzować na kartach, nadać sygnatury robocze (tymczasowe) [sygnaturę taką wpisywało się na karcie oraz na aktach], potem kartom nadawało się układ (podział na serie, podserie itd.), karty trzeba było przesygnować od 1 do x, potem 500 j.a. trzeba było ułożyć zgodnie z układem nadanym kartom i przesygnować zgodnie z sygnaturami, które były na kartach.
W ten sposób inwentarz z nadanym układem zawierał j.a. opisane w porządku sygnaturowym od 1 do 500.
Uffff...
Teraz jest tak:
500 j.a. inwentaryzuję "jak leci" w bazie danych, a układ (czyli serie, podserie) nadaję też w bazie, nie ruszając zinwentaryzowanych akt. Akta w magazynie leżą na półkach od 1 do 500 (to jest ważne dla magazynierów), ale w inwentarzu nadany układ zawiera sygnatury skaczące, czyli np. pierwsza seria może mieć jednostki o sygn. 57, 24, 1, 67, 2, 467, 40 itd.
Dla użytkownika nie ma to znaczenia, a oszczędność czasu przy porządkowaniu jest bardzo duża.
Mam nadzieje, że to jest jasne
Pozdrawiam i zapraszam do dyskusji w dziale Metodyka Archiwalna.
