Projekt zarządzenia w sprawie brakowania z zasobu własnego archiwów

[Wojciech Woźniak]

Witam,
na stronie NDAP został właśnie opublikowany Projekt zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie brakowania dokumentacji z zasobu własnego archiwów państwowych. Na stronie dostępny jest również formularz do zgłaszania uwag wraz z adresem, na który należy go przesyłać i terminem - 28 lutego 2009 r.
Wydaje mi się, że to bardzo ważny projekt i warto poświęcić chwilę i podyskutować o nim również na forum.

Pozdrawiam i zapraszam
Wojtek

[Hanna Staszewska]

No cóż, osobiście uważam, że to dyrektorzy archiwów, na podstawie opinii KAOD powinni podejmować decyzje co do brakowania dokumentacji z własnego zasobu...
Skoro jednak trzeba angażować do tego Naczelnego Dyrektora i CKOD, trudno...
W takiej sytuacji bardzo dobrze, że powstał projekt przepisów, który ureguluje tryb postępowania w tej kwestii.
 
Jako pierwsze nasuwa mi się zasadnicze pytanie: może w przepisie należy określić czas, w jakim cała procedura brakowania ma przebiegać? 
(przypominam dyskusję w tym wątku: http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=1106.msg6718#new)

Tylko jak go określić?

Na razie proponuję takie, "robocze" brzmienie ust. 6 § 1:
Naczelny Dyrektor, w terminie 30 dni od otrzymania wniosku, na podstawie opinii CKAOD podejmuje decyzję o zatwierdzeniu lub odrzuceniu wniosku o brakowanie.
A może 30 dni to za mało???
Jak myślicie???
Ale wydaje mi się, że jakoś ten czas trzeba ograniczyć, bo obawiam się, że wnioski będą dłuuugo czekać....

[Wojciech Woźniak]

Witam,
zgadzam się z Hanią, że wprowadzenie terminu dla podjęcia decyzji jest dobrym pomysłem zwłaszcza dlatego, że ma to ścisły związek z opracowaniem zespołu a więc i realizacją planu pracy archiwum. Dodatkowo proponowałbym też podobne zobligowanie archiwów, do których należy wystąpić z zapytaniem o chęć przejęcia dokumentacji. Tu pewnie również termin 30 dniowy byłby zasadny z zaznaczeniem, że brak odpowiedzi oznacza brak zainteresowania.
Procedura ta oznacza niestety, wydłużenie okresu od momentu zakończenia prac nad zespołem do jego zatwierdzenia na komisji metodycznej o co najmniej 2 miesiące. Że nie jest to korzystne wie każdy kto opracowuje kilka, czasem różnych zespołów w ciągu roku.

Pewną niejasność wprowadzają natomiast poniższe fragmenty:

§4 ust. 2. W przypadku odpowiedzi pozytywnej na zapytanie o którym mowa w ust.1, przekazuje się dokumentację do właściwego archiwum państwowego, a w przypadku odpowiedzi negatywnej ? dokumentacja ta, po uznaniu jej za nieposiadającą wartości historycznej, podlega brakowaniu, zgodnie z niniejszym zarządzeniem.

i

§5 ust 2. W przypadku przekazywania dokumentacji do innego archiwum państwowego nie ma zastosowania tryb określony dla rozmieszczania zasobu.

Jak należy opisać w środkach ewidencyjnych dokumentacją przekazywaną do innego archiwum? Z §5 ust 2. wynika, że nie jest to przekazanie do innego archiwum, ale w de facto mamy do czynienia z ubytkiem. Czy brzmienie powyższych przepisów oznacza, że również dokumentacja przekazywana do innego archiwum w trybie §4 ust. 2. jest traktowana jako brakowanie i znajduje się na spisie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia z ewentualną adnotacją o przekazaniu w uwagach? Wydaje mi się, że należałoby doprecyzować tę kwestię.

pozdrawiam
Wojtek

[Hanna Staszewska]

Dodatkowo proponowałbym też podobne zobligowanie archiwów, do których należy wystąpić z zapytaniem o chęć przejęcia dokumentacji. Tu pewnie również termin 30 dniowy byłby zasadny z zaznaczeniem, że brak odpowiedzi oznacza brak zainteresowania.

Jak najbardziej jestem za.

Pewną niejasność wprowadzają natomiast poniższe fragmenty:

§4 ust. 2. W przypadku odpowiedzi pozytywnej na zapytanie o którym mowa w ust.1, przekazuje się dokumentację do właściwego archiwum państwowego, a w przypadku odpowiedzi negatywnej ? dokumentacja ta, po uznaniu jej za nieposiadającą wartości historycznej, podlega brakowaniu, zgodnie z niniejszym zarządzeniem.

i

§5 ust 2. W przypadku przekazywania dokumentacji do innego archiwum państwowego nie ma zastosowania tryb określony dla rozmieszczania zasobu.

Jak należy opisać w środkach ewidencyjnych dokumentacją przekazywaną do innego archiwum? Z §5 ust 2. wynika, że nie jest to przekazanie do innego archiwum, ale w de facto mamy do czynienia z ubytkiem. Czy brzmienie powyższych przepisów oznacza, że również dokumentacja przekazywana do innego archiwum w trybie §4 ust. 2. jest traktowana jako brakowanie i znajduje się na spisie dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia z ewentualną adnotacją o przekazaniu w uwagach? Wydaje mi się, że należałoby doprecyzować tę kwestię.

Hmmm....
Przyznaję, że rozumiem to trochę inaczej. Niestosowanie trybu określonego dla rozmieszczenia zasobu oznacza chyba, że w takich przypadkach nie trzeba mieć zgody Naczelnego Dyrektora na przekazanie materiałów do innego archiwum, ale może się mylę...

PS.Nawiasem mówiąc archiwa chyba nie posiadają żadnego ustalonego "trybu" w kwestii rozmieszczenia zasobu. 

[eva]

Dodatkowo proponowałbym też podobne zobligowanie archiwów, do których należy wystąpić z zapytaniem o chęć przejęcia dokumentacji. Tu pewnie również termin 30 dniowy byłby zasadny z zaznaczeniem, że brak odpowiedzi oznacza brak zainteresowania.
Procedura ta oznacza niestety, wydłużenie okresu od momentu zakończenia prac nad zespołem do jego zatwierdzenia na komisji metodycznej o co najmniej 2 miesiące. Że nie jest to korzystne wie każdy kto opracowuje kilka, czasem różnych zespołów w ciągu roku.
Ja na zgodę musiałam czekać od maja do grudnia 2008 r. Przy okazji Komisja kazała mi pozmieniać we wniosku słowo: dublet na "kopie".
Do tej pory wszystko było w porządku z brakowaniem z własnego zasobu. Jeśli mamy wysyłać wnioski do CKOD, wysyłajmy z jednostek podległych, wtedy nie było by sprzeczności. Szkoda, że żaden prawnik nie zajmie się tym zagadnieniem... bo skoro archiwa mogą wydawać zgodę na brakowanie innym jednostkom, to czemu sami nie mogą brakować.
No chyba, że niektórzy uważają to za sytuację korupcjogenną lub kryjącą inną teorię spiskową

[eva]

ps. Wybacz Wojtku ale cytat nie zadziałał...

[Wojciech Woźniak]

Witam

Przyznaję, że rozumiem to trochę inaczej. Niestosowanie trybu określonego dla rozmieszczenia zasobu oznacza chyba, że w takich przypadkach nie trzeba mieć zgody Naczelnego Dyrektora na przekazanie materiałów do innego archiwum, ale może się mylę...

No właśnie - nie ma jasności czy:
- dokumentacja, którą zainteresowane jest inne archiwum ma być potraktowana jako ubytek odrębny od ubytku, którym będzie reszta brakowanej dokumentacji, czy
- całość poddana zostaje brakowaniu jako jeden ubytek (na spisach umieszcza się informacje o pozycjach, które zostaną przekazane do innego archiwum)?

pozdrawiam
Wojtek

[Hanna Staszewska]

Hmmm.......
Hmmm.......
Hmmm.......
Może to powinno zostać doprecyzowane w przepisach o ewidencji?

bo skoro archiwa mogą wydawać zgodę na brakowanie innym jednostkom, to czemu sami nie mogą brakować.

Zgodnie z projektem nowej ustawy archiwalnej archiwa nie będą już wydawały zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
O brakowaniu takiej dokumentacji mają decydować kierownicy jednostek organizacyjnych. Może więc dyrektorzy archiwów też mogliby decydować co do własnego zasobu..

[Wojciech Woźniak]

Witam,
jeszcze kilka uwag, do tego bardzo ważnego projektu:
W projekcie znalazła się chyba pewna niekonsekwencja terminologiczna, bo §1 ust 6 brzmi: "Naczelny Dyrektor, na podstawie opinii CKAOD, podejmuje decyzję o zatwierdzeniu brakowania" a jednocześnie w §1 ust. 1 pkt 2 znajduje się definicja tegoż brakowania, w myśl której: "brakowanie - czyli weryfikowanie i zatwierdzenie dokonanego wartościowania, o którym mowa w pkt 1, a następnie przygotowanie i przekazanie dokumentacji nieposiadającej wartości historycznej do fizycznego zniszczenia."
W świetle takiego ujęcia sprawy, to co robi Naczelny Dyrektor to nie zatwierdzenie brakowania (bo to cały proces!), ale udział w brakowaniu poprzez zatwierdzenie dokonanego wartościowania.

§1 ust. 7 "Z wnioskiem do Naczelnego Dyrektora występuje dyrektor archiwum państwowego, w którego zasobie jest zespół lub zbiór, zawierający dokumentację przewidzianą do brakowania."
Zastanawiam się, czy to zastrzeżenie jest konieczne? Czy jest możliwa sytuacja, że z wnioskiem wystąpi ktokolwiek inny?

§3 ust 1 "W przypadku brakowania wtórników (dubletów lub kopii), tj. dalszych egzemplarzy materiałów archiwalnych jednakowych pod względem treści i formy z zachowanym w zespole lub zbiorze archiwalnym
egzemplarzem dokumentacji, zaleca się zachowanie co najmniej dwóch takich wtórników, o ile przepisy metodyczne nie zalecają zachowania większej ilości."
Przyznam, że nie bardzo rozumiem jaka jest idea zachowywania co najmniej dwóch wtórników. W przypadku materiałów ulotnych analogiczne rozwiązanie ma na celu ochronę przed zniszczeniem materiałów i polega na ograniczeniu dostępu do jednego egzemplarza z zachowanych trzech. Nie wydaje mi się, by taką samą praktykę dało się zastosować wobec dokumentacji aktowej.

§ 6 "Dyrektorzy archiwów państwowych są upoważnieni do przeprowadzenia brakowania z zasobu zarządzanych przez siebie archiwów dokumentacji wymienionej w §3, w trybie określonym w zarządzeniu."
W pierwszej chwili myślałem, że przepis ten zezwala na brakowanie wtórników na podstawie decyzji dyrektora archiwum, bo takie pojawiły się zapowiedzi podczas prac nad projektem. Jednak z treści paragrafu wynika, że wtórniki mają być brakowane tak samo jak cała reszta dokumentacji, czyli "...w trybie określonym w zarządzeniu."

pozdrawiam
Wojtek

[Hanna Staszewska]

Podzielam wątpliwości Wojtka.

Poza tym § 3-5 są zbyt rozwlekłe, nieprecyzyjne i niekonsekwentne. Wydaje się, że można je zapisać prościej i krócej, tym bardziej, ze niektóre z nich są zbędne, bo kwestie te są regulowane odrębnymi przepisami (np. przekazanie materiałów do innego archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego itp.). Poza tym brak uzasadnienia dla nierównomiernego traktowania w procesie brakowania wtórników, co do których nie ma obowiązku zapytania innych archiwów i instytucji, czy są zainteresowane uzupełnieniem swojego za-sobu oraz pozostałej dokumentacji, określonej jako ?dokumentacji innych jednostek organizacyjnych nie powiązanych z danych ze-społem lub zbiorem archiwalnym? (§4 ust. 1). W tym przypadku archiwum jest zobowiązane do wystąpienia z zapytaniem.
Czy oceniono skutki wprowadzenia takiego obowiązku?
Czy na podstawie dotychczasowej praktyki można wnioskować, że najwięcej zapytań będzie kierowanych do Archiwum Akt Nowych i czy to archiwum jest przygotowane do szybkiego udzielania odpowiedzi?
Proponuję więc wykreślenie w całości § 3-5 i zastąpienie ich następującym zapisem:

§3 "Upoważnia się dyrektorów archiwów państwowych do brakowania wtórników (dubletów lub kopii) z zasobu zarządzanych przez siebie archiwów, zgodnie z trybem określonym w §1 ust. 2-3 oraz w § 2"

Poza tym proponuję dopisanie do §1, po ust. 3 (całość wtedy należy przenumerować):
"4. Dyrektor archiwum państwowego może zwrócić się do dyrektorów właściwych rzeczowo lub terytorialnie archiwów państwowych lub innych instytucji z propozycją przekazania im dokumentacji, która została wydzielona do brakowania. W przypadku braku odpowiedzi w terminie 30 dni od daty wysłania pisma w kontynuuje się dalszą procedurę brakowania".

Lub coś w tym stylu...
       

[Hanna Staszewska]

Do §7 ust. 3 proponuję dopisać pkt 3:
Pismo NDAP z 5 lipca 1955 r. w sprawie postępowania z materiałami wieloegzemplarzowymi (zobaczcie sami w "archiwalnych wersetach", s. 234-235; moim zdaniem przy okazji nowych przepisów dot. brakowania można unieważnić tę "staroć").

Proponuje też dopisać ust. 4: w Zarządzeniu nr 4 NDAP z 6 czerwca 2007 r. w sprawie utworzenia Centralnej Komisji Archiwalnej Oceny Dokumentacji ust. 4 § 2 otrzymuje brzmienie: ?opiniuje wnioski dotyczące brakowania dokumentacji z zasobu własnego w archiwach państwowych? (dotychczasowy zapis jest niejasny, nie bardzo wiadomo, co oznacza (cyt.): ?opiniuje wnioski dotyczące brakowania w archiwach państwowych, w tym szczególnie dla dokumentacji wytworzonej do roku 1975 włącznie?.
Należy także zastanowić się, czy w tym zarządzeniu określić termin wydawania opinii przez CKAOD.
 

[Hanna Staszewska]

Na stronie NDAP http://archiwa.gov.pl/ ukazało się zestawienie uwag z wszystkich archiwów (świetny pomysł oraz zaproszenie na zebranie CKOD, gdzie uwagi do projektu będą omawiane.

[Bolek]

Witam.
Nosiłem się już jakiś czas aby napisać coś o tym projekcie, i w końcu się zdecydowałem. Ten pomysł przelał czarę.... Czymże jest taka polityka. Jeśli nic nie brakujemy to dajemy zgodę na bałaganiarstwo i prowizorkę. Na bylejakość. Nierównomierne standardy traktowania akt. I przede wszystkim zaprzeczenie podstawowym prawom archiwistyki wypracowanych przez jej ?Ojców? przez dziesięciolecia.
Bo czymże jest zostawianie 2-3 egzemplarzy tych samych akt i dalszych kopii. W imię czego? Utrzymywania kopii zabezpieczających? Co tak naprawdę kryje się za tymi pomysłami bo raczej nie chodzi tutaj o przyśpieszenie opracowania akt. Skoro obecnie dzieje się tak, że dokumentacja nierachiwalna wyłączona podczas porządkowania w latach poprzednich musi być ponownie dołączana do zespołów już dawno zatwierdzonych. Bo tak sobie zażyczyła komisja. Pół biedy jeśli jest to kilka kartek - gorzej gdy kilkadziesiąt centymetrów, albo półkę lub więcej.
Akta które porządkujemy de facto będące tymi samymi aktami, często mają różne odmienne tytuły. Często jednostki są sztucznie podzielone. Pomysłodawca tych przepisów wychodzi z założenia, że akta są porządnie przejęte i nic nie trzeba przy nich robić. Że to co dziś jest makulaturą jutro będzie cennym materiałem archiwalnym. To po co w takim razie są wykazy akt. Po co coś takiego tworzyć. Niech wszystko będzie kategorią ?A? i  wszystkim będzie wygodnie. Archiwistą zakładowym i państwowym. Ale jest to błędne mniemanie. Nie ma 2 takich samych zespołów. Akta nie są identyczne. Kopie i wtórniki występują wszędzie. Nie wiadomo o nich nic dopóki nie zgromadzi się ich w jednym miejscu. Co to będzie za inwentarz w którym mamy oryginały a zaraz kopie tych samych akt 2, 3 albo i więcej. Czy korzystającemu z akt do czegoś to będzie potrzebne?
Ponadto tworząc takie przepisy oddaje się ostateczną decyzję co do brakowania w ręce biurokracji archiwalnej. Która jak widać się rozwija i będzie się miała coraz lepiej. Czy urzędnik w Warszawie wie lepiej od archiwisty w swoim archiwum który ma przed oczami akta z którymi pracuje ? które akta ma zostawić a które nie? Widocznie wie lepiej skoro coś takiego się forsuje. Ba tak jak widać już bywa. Nie służy to podniesieniu wartości wykonywanej pracy. A archiwiści w terenie muszą tylko w kolejnych pismach uzasadniać swoje posunięcia. A biurokracja ma się dobrze i będzie miała się lepiej a archiwiści będą tylko tworzyć kolejne pisma na jej potrzeby zamiast zająć się konkretną pracą.
Kiepsko to widzę.
Ja zdecydowanie jestem na nie. Powinno wrócić się do cenzury roku 1950 (czerwca) przy czym powinno dopuścić się wyjątków kiedy można brakować 2 egzemplarze, wtórniki, oraz ewidentną makulaturę nie wnoszącą nic do przechowywanego zespołu. I cała procedura powinna rozstrzygać się na poziomie komisji danego archiwum. Natomiast wszystko co wytworzono przed 1950 powinno się ostrożnie brakować i tutaj można zawarować szczególne prawa NDAP.
Tyle ode mnie. Trochę chaotycznie ale chciałem w jednej wypowiedzi zawrzeć kilka nurtujących mnie myśli.

[Hanna Staszewska]

No cóż, wypada zgodzić się z powyższą wypowiedzią...

Przy okazji mam pytanie: czy ktoś z forumowiczów był na spotkaniu w NDAP 28 kwietnia i mógłby podzielić się wrażeniami?

[Bolek]

Dziś mnie jeszcze trzęsie jak sobie pomyślę o tworzeniu dodatkowych jednostek z makulatury i włączaniu z powrotem dokumentacji powtarzalnej do jednostek. Kto to ****** wymyślił. Pewnie jakiś racjonalizator !