Internetowe Forum Archiwalne > Projekty wskazówek metodycznych
Projekt zarządzenia w sprawie brakowania z zasobu własnego archiwów
eva:
ps. Wybacz Wojtku ale cytat nie zadziałał...
Wojciech Woźniak:
Witam
--- Cytat: Hania ---Przyznaję, że rozumiem to trochę inaczej. Niestosowanie trybu określonego dla rozmieszczenia zasobu oznacza chyba, że w takich przypadkach nie trzeba mieć zgody Naczelnego Dyrektora na przekazanie materiałów do innego archiwum, ale może się mylę...
--- Koniec cytatu ---
No właśnie - nie ma jasności czy:
- dokumentacja, którą zainteresowane jest inne archiwum ma być potraktowana jako ubytek odrębny od ubytku, którym będzie reszta brakowanej dokumentacji, czy
- całość poddana zostaje brakowaniu jako jeden ubytek (na spisach umieszcza się informacje o pozycjach, które zostaną przekazane do innego archiwum)?
pozdrawiam
Wojtek
Hanna Staszewska:
Hmmm.......
Hmmm.......
Hmmm.......
Może to powinno zostać doprecyzowane w przepisach o ewidencji?
--- Cytat: eva ---bo skoro archiwa mogą wydawać zgodę na brakowanie innym jednostkom, to czemu sami nie mogą brakować.
--- Koniec cytatu ---
Zgodnie z projektem nowej ustawy archiwalnej archiwa nie będą już wydawały zgody na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej ;D
O brakowaniu takiej dokumentacji mają decydować kierownicy jednostek organizacyjnych. Może więc dyrektorzy archiwów też mogliby decydować co do własnego zasobu..
Wojciech Woźniak:
Witam,
jeszcze kilka uwag, do tego bardzo ważnego projektu:
W projekcie znalazła się chyba pewna niekonsekwencja terminologiczna, bo §1 ust 6 brzmi: "Naczelny Dyrektor, na podstawie opinii CKAOD, podejmuje decyzję o zatwierdzeniu brakowania" a jednocześnie w §1 ust. 1 pkt 2 znajduje się definicja tegoż brakowania, w myśl której: "brakowanie - czyli weryfikowanie i zatwierdzenie dokonanego wartościowania, o którym mowa w pkt 1, a następnie przygotowanie i przekazanie dokumentacji nieposiadającej wartości historycznej do fizycznego zniszczenia."
W świetle takiego ujęcia sprawy, to co robi Naczelny Dyrektor to nie zatwierdzenie brakowania (bo to cały proces!), ale udział w brakowaniu poprzez zatwierdzenie dokonanego wartościowania.
§1 ust. 7 "Z wnioskiem do Naczelnego Dyrektora występuje dyrektor archiwum państwowego, w którego zasobie jest zespół lub zbiór, zawierający dokumentację przewidzianą do brakowania."
Zastanawiam się, czy to zastrzeżenie jest konieczne? Czy jest możliwa sytuacja, że z wnioskiem wystąpi ktokolwiek inny?
§3 ust 1 "W przypadku brakowania wtórników (dubletów lub kopii), tj. dalszych egzemplarzy materiałów archiwalnych jednakowych pod względem treści i formy z zachowanym w zespole lub zbiorze archiwalnym
egzemplarzem dokumentacji, zaleca się zachowanie co najmniej dwóch takich wtórników, o ile przepisy metodyczne nie zalecają zachowania większej ilości."
Przyznam, że nie bardzo rozumiem jaka jest idea zachowywania co najmniej dwóch wtórników. W przypadku materiałów ulotnych analogiczne rozwiązanie ma na celu ochronę przed zniszczeniem materiałów i polega na ograniczeniu dostępu do jednego egzemplarza z zachowanych trzech. Nie wydaje mi się, by taką samą praktykę dało się zastosować wobec dokumentacji aktowej.
§ 6 "Dyrektorzy archiwów państwowych są upoważnieni do przeprowadzenia brakowania z zasobu zarządzanych przez siebie archiwów dokumentacji wymienionej w §3, w trybie określonym w zarządzeniu."
W pierwszej chwili myślałem, że przepis ten zezwala na brakowanie wtórników na podstawie decyzji dyrektora archiwum, bo takie pojawiły się zapowiedzi podczas prac nad projektem. Jednak z treści paragrafu wynika, że wtórniki mają być brakowane tak samo jak cała reszta dokumentacji, czyli "...w trybie określonym w zarządzeniu."
pozdrawiam
Wojtek
Hanna Staszewska:
Podzielam wątpliwości Wojtka.
Poza tym § 3-5 są zbyt rozwlekłe, nieprecyzyjne i niekonsekwentne. Wydaje się, że można je zapisać prościej i krócej, tym bardziej, ze niektóre z nich są zbędne, bo kwestie te są regulowane odrębnymi przepisami (np. przekazanie materiałów do innego archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego itp.). Poza tym brak uzasadnienia dla nierównomiernego traktowania w procesie brakowania wtórników, co do których nie ma obowiązku zapytania innych archiwów i instytucji, czy są zainteresowane uzupełnieniem swojego za-sobu oraz pozostałej dokumentacji, określonej jako ?dokumentacji innych jednostek organizacyjnych nie powiązanych z danych ze-społem lub zbiorem archiwalnym? (§4 ust. 1). W tym przypadku archiwum jest zobowiązane do wystąpienia z zapytaniem.
Czy oceniono skutki wprowadzenia takiego obowiązku?
Czy na podstawie dotychczasowej praktyki można wnioskować, że najwięcej zapytań będzie kierowanych do Archiwum Akt Nowych i czy to archiwum jest przygotowane do szybkiego udzielania odpowiedzi?
Proponuję więc wykreślenie w całości § 3-5 i zastąpienie ich następującym zapisem:
§3 "Upoważnia się dyrektorów archiwów państwowych do brakowania wtórników (dubletów lub kopii) z zasobu zarządzanych przez siebie archiwów, zgodnie z trybem określonym w §1 ust. 2-3 oraz w § 2"
Poza tym proponuję dopisanie do §1, po ust. 3 (całość wtedy należy przenumerować):
"4. Dyrektor archiwum państwowego może zwrócić się do dyrektorów właściwych rzeczowo lub terytorialnie archiwów państwowych lub innych instytucji z propozycją przekazania im dokumentacji, która została wydzielona do brakowania. W przypadku braku odpowiedzi w terminie 30 dni od daty wysłania pisma w kontynuuje się dalszą procedurę brakowania".
Lub coś w tym stylu...
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej