W wydawanych ostatnio przepisach metodycznych (np. dot. materiałów ulotnych, fotografii, akt sądowych) znajduje się zapis, że inwentaryzację prowadzi się w systemie informatycznym. Wskazówki o uproszczonych metodach opracowania stanowią, że inwentarz książkowy zespołu (zbioru) należy sporządzać z wykorzystaniem techniki komputerowej, co ma zapobiec czasochłonnych czynności fizycznej systematyzacji i przesygnowywaniu j.a.
Wydawałoby się, że sprawa jest prosta: system informatyczny jest narzędziem do generowania inwentarzy książkowych.
Ale zastanawiam się, co w sytuacji, gdy nie drukujemy inwentarza, a materiały są zinwentaryzowane?
Nie drukujemy, bo nie chcemy na razie zatwierdzać zespołu na posiedzeniu Komisji Metodycznej, bo nie ma wstępu, bo spodziewamy się dopływu itd. Powodów może być mnóstwo. Kiedyś nie było problemu, sporządzaliśmy po prostu inwentarz kartkowy i taką pomoc mogliśmy wpisać do karty zespołu.
Ale jaki rodzaj pomocy ma zespół, który jest zinwentaryzowany np. w bazie IZA (bez wydruku)?
Przepisy o ewidencji stanowią, że w przypadku sporządzenia nowej pomocy ewidencyjno-informacyjnej należy bezzwłocznie odnotować ten fakt w karcie zespołu. I słusznie.
Co więc mamy odnotować w przypadku zinwentaryzowania zespołu (lub jego części) w bazie danych???
Jak zdefiniować tę pomoc archiwalną?
Nie jest to inwentarz książkowy...
Nie jest to inwentarz kartkowy...
Nie jest to inwentarz elektroniczny (przypominam dyskusję
http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=932.0 ) ...
Hmmm.......
