czy sygnatura skacząca jest potrzebna?

[Wojciech Woźniak]

Witam,
6 lat temu decyzją nr 20 z 10 grudnia 2002 r.w sprawie wprowadzenia wskazówek metodycznych  dotyczących uproszczonego opracowania zasobu archiwalnego przechowywanego w archiwach państwowych Naczelny Dyrektor wprowadził tzw. "sygnaturę skaczącą". Ten zabieg miał umożliwić wyeliminowanie, tak uciążliwej i czasami wręcz zbędnej, czynności jak przesygnowywanie akt. Ciekaw jestem jak dziś, po kilku latach funkcjonowania, sprawdza się to rozwiązanie. Czy rzeczywiście ułatwia/przyspiesza opracowanie? Czy może jest inaczej - archiwiści nadal przesygnowują całe zespoły?
Zapraszam do dzielenia się uwagami!

[Hanna Staszewska]

Osobiście uważam, że umożliwienie stosowania tzw. sygnatury "skaczącej" (swoją drogą ciekawe, kto jest autorem tego pojęcia ) jest największym osiągnięciem uproszczonych metod opracowania.
Osobiście nie wyobrażam sobie, aby archiwiści w dalszym ciągu przesygnowywali zespoły i nie korzystali z tego dobrodziejstwa...

[Henryk Niestrój]

Przesygnowanie zespołu  Pytanie Wojtka pachnie wręcz prowokacją!
Siedzę nad "zespolikiem" mającym kilkadziesiąt tysięcy jednostek. Gdybym ktoś kazał mi go przesygnować, urwałbym łeb.
W końcu, jaka różnica dla wyszukiwarki, w którym miejscu leży jednostka?

[Hanna Staszewska]

Zaczęłam się zastanawiać, czy zasada "skaczącej" sygnatury dotyczy wszystkich materiałów archiwalnych...
Popatrzmy na par. 1 ust. 5 (cyt.): Zasady uproszczonego opracowania dotyczą głównie [cokolwiek to znaczy -HSK] zespołów (zbiorów) dokumentacji aktowej, wytworzonych w XIX i XXI r.
oraz ust. 6 (cyt.): Zespoły (zbiory) w całości składające się z dokumentacji nieaktowej opracowuje się wg wskazówek metodycznych określających postępowanie z danym typem dokumentacji.

Sprawdziłam te wskazówki: tylko w tych dot. materiałów ulotnych z 9 marca 2007 r. jest mowa o zaniechaniu fizycznej systematyzacji materiałów http://archiwa.gov.pl/repository/decyzje/dec_12_2007.pdf
Czy to znaczy, że np. fotografie, mapy, dokumenty pergaminowe nadal trzeba układać w magazynie zgodnie z inwentarzem?

[Wojciech Woźniak]

Też miałem podobne wątpliwości jak Hania. Ale przecież z brzmienia przepisu § 12.3. Sygnatura w inwentarzu książkowym przestaje pełnić funkcję numeru porządkowego w obrębie inwentarza, staje się zaś oznaczeniem jednostki w obrębie zespołu (wskazuje także na miejsce jednostki na półce magazynowej) nie wynika, że odnosi się on tylko do wybranych zespołów. Ale może takie interpretacje są w innych archiwach? A może istnieją jednak zalety sygnatury, która pełni rolę porządkową w obrębie zespołu?

[Aleksandra Wojnar]

Ramy chronologiczne wskazówek praktycznie wykluczają stosowanie ich również do dokumentów. Pomijając już oczywiście fakt, że mają dotyczyć głównie dokumentacji aktowej. Dokumenty znajdujące się wyodrębnionych zbiorach dokumentów pergaminowych i papierowych automatycznie kwalifikują się pod ust 6. Postępowanie uproszczone z wyodrębnioną dokumentową częścią zespołu można by uznać za możliwe (pomijając wiek dokumentów)  Scrinium nie jest jednak bazą, która umożliwia odpowiednie sortowanie, chyba że nowy system to zmieni

[Wojciech Woźniak]

Witam,

Ramy chronologiczne wskazówek praktycznie wykluczają stosowanie ich również do dokumentów. Pomijając już oczywiście fakt, że mają dotyczyć głównie dokumentacji aktowej.

Odnoszę jednak wrażenie, że wbrew tytułowi i pierwszym paragrafom celem twórców wskazówek było wprowadzenie kilku rozwiązań unowocześniających pracę w archiwum bez względu na rodzaj materiałów archiwalnych. Trudno mi bowiem znaleźć argument przeciw stosowaniu sygnatury skaczącej dla dokumentów pergaminowych - przeciwnie: wydaje się, ze właśnie w tym wypadku bardzo się to rozwiązanie sprawdzi, choćby ze względów konserwatorskich (nie trzeba sięgać do dokumentów po raz kolejny tylko po to by zmienić sygnaturę). Moim zdaniem sygnaturę skaczącą można (a nawet trzeba, w końcu § 12.1 brzmi: "Wprowadza się zasadę niezmienności sygnatury...", a nie "zaleca się...", czy "można...") stosować w przypadku każdego opracowywanego zespołu.

[Aleksandra Wojnar]

Witam,

Ramy chronologiczne wskazówek praktycznie wykluczają stosowanie ich również do dokumentów. Pomijając już oczywiście fakt, że mają dotyczyć głównie dokumentacji aktowej.

Odnoszę jednak wrażenie, że wbrew tytułowi i pierwszym paragrafom celem twórców wskazówek było wprowadzenie kilku rozwiązań unowocześniających pracę w archiwum bez względu na rodzaj materiałów archiwalnych. Trudno mi bowiem znaleźć argument przeciw stosowaniu sygnatury skaczącej dla dokumentów pergaminowych - przeciwnie: wydaje się, ze właśnie w tym wypadku bardzo się to rozwiązanie sprawdzi, choćby ze względów konserwatorskich (nie trzeba sięgać do dokumentów po raz kolejny tylko po to by zmienić sygnaturę). Moim zdaniem sygnaturę skaczącą można (a nawet trzeba, w końcu § 12.1 brzmi: "Wprowadza się zasadę niezmienności sygnatury...", a nie "zaleca się...", czy "można...") stosować w przypadku każdego opracowywanego zespołu.

Istotnie "celem tej modyfikacji jest usprawnienie i przyśpieszenie prac" i prawdopodobnie paragraf 12 dotyczy całego zasobu. Jedynie obniżenie wymagań do wstępu do zespołu jest uzależnione od grupy do której został zaliczony. Jednak paragraf 1 wprowadza tu pewną wątpliwość.

[Hanna Staszewska]

Bardzo dobrze, że padł argument związany z opracowaniem dokumentów, rozpatrzymy problem na tym przykładzie.
Zbiory dokumentów pergaminowych i papierowych niejako "z urzędu", ze względu na kryterium chronologiczne, należą do grupy A1, co do której paragraf 8 stanowi (cyt.):
1. Wobec zespołów zaliczonych do grupy A1 nie stosuje się zasad uproszczonego opracowania.
Dalej jest jednak ust. 2 (cyt.):
2. Zaleca się sporządzanie inwentarza książkowego z wykorzystaniem techniki komputerowej, umożliwiającej nadawanie materiałom zespołu układu bez konieczności ich fizycznej systematyzacji.
Z tego wynika, że można stosować sygnaturę skaczącą.

Ale...
Mamy jeszcze paragraf 1 ust. 6 (cyt.): Zespoły (zbiory) w całości składające się z dokumentacji nieaktowej opracowuje się według wskazówek metodycznych określających postępowanie z danym typem dokumentacji.
Jeśli więc mam do opracowania zbiór dokumentów, zaglądam oczywiści do obowiązujących Wytycznych opracowania dokumentów pergaminowych i papierowych, będących załącznikiem do Pisma okólnego nr 7 NDAP z 9 grudnia 1981 r. Znajduję tam taki oto zapis (dot. sporządzania inwentarza książkowego); punkt C ust. 17 (cyt.): Jeżeli w wyniku systematyzacji nastąpiła zmiana układu dokumentów w obrębie zespołu lub zbioru, należy dokumenty na nowo posygnować w stałym miejscu (np. górnym lewym lub prawym rogu dokumentu) oraz sporządzić konkordancję.

Jest to oczywista sprzeczność...

Oczywiście odnoszę podobne wrażenie jak Wojtek:

że wbrew tytułowi i pierwszym paragrafom celem twórców wskazówek było wprowadzenie kilku rozwiązań unowocześniających pracę w archiwum bez względu na rodzaj materiałów archiwalnych.

Niestety, nie dopatrzono tego, aby przy okazji uchylić lub zmienić odpowiednie zapisy w innych obowiązujących normatywach NDAP. Mamy więc, niestety, kolejny przykład niespójności przepisów, co prowadzi do niepotrzebnego chaosu i zamieszania.