Artykuł A. Choniawki "Heurystyczne ograniczenia archiwistyki"

[Hanna Staszewska]

Polecam lekturę niezwykle ciekawego artykułu dra. A. Choniawki Heurystyczne ograniczenia archiwistyki.

PS. Z uwagi na to, że przeważająca część rozważań autora dotyczy kwestii informacji archiwalnej, link zamieściłam właśnie w tym dziale.

[Jarek]

No cóż, to chyba powinna być lektura obowiązkowa dla wszystkich archiwistów. Jesteście tam jeszcze?

[Jarek]

Pochwaliłem, to teraz się poprzypieprzam. Zakładam zresztą że założeniem p. Choniawki było określenie ram problemu i wywołanie dyskusji. Tekst jest dość długi i naszpikowany trudnymi słowami  ale warto przezeń przebrnąć.
Cel wydaje się być jasny i oczywisty - taki stan ewidencji zasobu archiwów, by każdy mógł przy pomocy ogólnie dostępnych środków ewidencji znaleźć pożądaną informację czy akta w tych archiwach przechowywane. Jednak takie rozważania nt. klasyfikacji akt wydają mi się jednak zbyt niejasne i zbyt ogólne - archiwista potrzebuje jasnych i czytelnych wytycznych przy porządkowaniu czy indeksowaniu akt. Heurystyka, koherencja, teoria klasyfikacji, kryteria podziału, metajęzyk, retrokonwersja i prawidła logiki ... nie mieszajmy logiki ani innych trudnych i obcych słów do archiwistyki    A bardziej poważnie - wydaje mi się że warto wyraźnie oddzielić, przynajmniej formalnie, problem ułomności środków ewidencji archiwów od ich publikowania w internecie. Szkoda, że fakt wyjątkowo istotny, tj. zapoczątkowanie publikowania w internecie tej ewidencji - mimo jej wad - ale potraktowany jako punkt wyjścia do wszelkich następnych działań, nie został w tym tekście mocniej podkreślony.
Nie wiem również czemu autor spycha do przypisu przywołanie rozporządzenia o Polskiej Klasyfikacji Działalności - może właśnie wokół niego warto budować dyskusję o systemie klasyfikacji akt w archiwach?
Opis fizyczny jednostek archiwalnych jest trudny (ale nie skomplikowany) właśnie przez brak jednoznacznych kryteriów.
Błędne czy niepełne nazwy zespołów to "wypadki przy pracy" a nie grzech pierworodny systemu.
Ostatecznie również nieważne jest jakie klasy i podklasy stosujemy, byle był znany nam ich zamknięty katalog, i byle informacje w bazie były temu katalogowi konsekwentnie przyporządkowane.
Co do niekonsekwencji klasyfikacyjnych dot. akt toap z l. 1950-1975 - chybiony jest przykład rzekomo słusznego rozróżnienia na "ciała ustawodawcze" i organy wykonawcze. Jakie ciała ustawodawcze? Fikcja samorządu i tyle. Zresztą zespoły akt tego okresu biorą nazwy od urzędów a nie gremiów (rad narodowych) czy jednoosobowych organów (wojewodów, prezydentów, przewodniczących). Czym innym zresztą były formalnie wojewódzkie rady narodowe, prezydia wojewódzkich rad narodowych i ich wydziały w roku 1950, czym innym po roku 1958, a jeszcze czym innym w roku 1973. W praktyce sprowadzało się to jedynie do zmiany tytulatury oraz rozmywania kompetencji i odpowiedzialności przy jednoczesnym umacnianiu zależności od "centrali" i partii, a "ustawodawczość" sprowadzała się często do powielania i przesyłania do powiatów ich wytycznych. Paradoksalnie jednak struktura akt odzwierciedlająca strukturę urzędów obsługujących te gremia i organy (mimo zmienności tejże struktury) jest obecnie jedynym w miarę pewnym punktem odniesienia przy przeszukiwaniu tych akt - bo ma oparcie w statutach organizacyjnych tych urzędów i wykazach akt. Ponadto przy uwzględnieniu kiepskiej kultury kancelaryjnej tych jednostek i kiepskiej jakości wykazów akt przyporządkowanie teczki "Sprawy różne" danej komórce może być póki co jedyną wskazówką co do zawartości takiej teczki.
Co do żargonu archiwistyki - owe branże wywodzą się raczej z niegdysiejszych przepisów, albo norm (branżowych a nie krajowych czyli polskich) właśnie ... Dla archiwisty i współczesnego kancelisty znak teczki i sygnatura archiwalna nie mogą być synonimami ... po to je rozróżniono (może sztucznie ale słusznie) by oznaczały właśnie coś odrębnego ...
Znak teczki jest pojęciem kancelaryjnym, jeśli archiwista je ignoruje, to tym gorzej dla archiwisty ...
Tworzenie tytułów teczek na podstawie wykazu akt to nic innego jak właśnie próba stworzenia skutecznego systemu informacyjno-wyszukiwawczego, i to jeszcze w najlepszy z możliwych sposobów - czyli na przedpolu archiwalnym. Przy całej niedoskonałości jrwa to całe tworzenie serii i podserii to tylko wtórna praca. Przy nowych narzędziach wyszukiwania nie warto się w tę pracę bawić. Celem powinno być właśnie wewnętrzne zindeksowanie jednostek, ale zgoda że niekoniecznie rozumiane jako żmudna praca archiwisty.
Natomiast nie jest istotą problemu powstającej dopiero dokumentacji stan kwalifikacji archiwistów zakładowych - ale kwalifikacje samych twórców dokumentacji - i kto tego nie rozumie ten gapa  .

[Inżynier Mordeczka]

Tekst słuszny, ideowy, zaangażowany - czytać warto zawsze - jak warto rozmawiać. Słuszne postulaty dra Choniawki wychodzą jednak na przeciw potrzeb zgłaszanych przez powszechnie panujące durnoctwo korzystających z archiwów. Moim zdaniem gdyby w archiwach wszystko było łatwo opisane i łatwo dostępne przestały by one być archiwami. Stały by się tylko zbiorami informacji do swobodnej manipulacji. W każdym archiwum kontekst znaczy sens  - pamiętajmy o tym. Pamiętajmy o tym pamiętać.

[Jarek]

Na wyrażenie swojego poglądu na temat zasadności opisywania zasobu archiwów i ich dostępności proponuję założenie osobnego wątku na forum. Na wyrażanie ocen co do kwalifikacji intelektualnych korzystających z archiwów i przemyśleń na temat manipulowania przez kogokolwiek czymkolwiek, proponuję raczej prowadzenie osobnego blogu - kto będzie ciekaw, przeczyta. Na pamięć polecam lecytynę.
Trzymajmy się tematu.

[Inżynier Mordeczka]

A Kolega jest dla mnie niemiły ? a ja nie byłem dla Kolegi niemiły i uważam że to jest nie fair. Zatem może coś wyjaśnię i rozwinę ? przez lata było jak było i nie zmienimy tego. A teraz jak my to wszystko ładnie popoprawiamy to jednak trochę fałszujemy tę przeszłość , albo w pewnym sensie przyłożymy do tego rękę. A przecież dlatego się tu dało wyżyć za zaborów i za komuny że był bałagan wszędzie ? nawet często i  na ubecji (mimo tych wszystkich kartotek, widoczności krzyżowych, indeksów, wykazów, mikrofilmowania przed brakowaniem itd. itp.). Proces pogłębiania opisu powinien być naturalny a nie wymuszany ? tzn. powinien być zawsze tam gdzie się potrzeba badawcza pojawia i zawsze  ze wskazaniem na  wytworzenie pomocy post factum. I tak uważam że jest w tym ryzyko, bo korzystający często tego nie zrozumie, wykorzysta archiwum jako system wyszukiwawczy prosty ? wygoogluje sobie coś  - (użyłem skrótu ?zbiór informacji do swobodnej manipulacji?). Zawsze musi być jasno postawione że korzystający na swoją odpowiedzialność to robi. A - moim zdaniem - odpowiedzialność archiwisty niech będzie w tym żeby informacji o kontekście i zwyczaju korzystający nie mógł odrzucić, obejść, zignorować? Postulaty dra Choniawki są słuszne ale idą często pod prąd praktyki urzędów ? ani archiwiści nie będą  lepiej wykwalifikowani ani urzędnicy (ta polityka, ach ta polityka?) albo odbędzie się to bardzo powoli ? ale to wszak jest materia naszego społecznego żywota ? przyjmijmy to do wiadomości w takim samym stopniu jak się na to nie godzimy (no może co poniektórzy) i codzienną pracą staramy się poprawiać dostępność zasobu. Miejmy także świadomość że z postulatem zachowania wiedzy o sposobie wytworzenia archiwaliów to się często może kłócić. W bardziej rozwiniętych biurokracjach archiwiści przechowują udostępniają, uprzystępniają ale nie muszą nieustannie  naprawiać błędów pracowników merytorycznych ? a w naszym doświadczeniu archiwalnym to poprawianie jest cały czas obecne. A dać sobie z tym wreszcie spokój ! Brak łatwej dostępności  materiałów archiwalnych (w rozumieniu brak ewidencji o większej głębi informacyjnej) jest zaiste problemem doktoranta i jego najbliższej rodziny. Za tym może iść radość wielu nieoczekiwanych odkryć przecież. Myślmy ekonomicznie ? zarządzajmy zasobami swojego czasu i potrzeb odbiorców ? nie ładujmy od cholery roboty w archiwach zakładowych w zarządzanie pól-makulaturą, etc? Jeszcze jedno: dr Choniawko wskazuje na niedoskonałości sposobu poklasyfikowania zespołów w SEZAMI-e. No jest jak jest  - ale nie dało się pod strychulec EKD kazać całej braci z archiwów państwowych podpinać Metrykę Koronną i ?Zbiór dokumentów różnych z XIX wieku? ? bo połowa zasobu wylądowałby w ?Inna działalność nieklasyfikowana? (takie było wtedy EKD ? ono też się zmienia). Jak się spojrzy na tę klasyfikację, to jest to klasyfikacja wykorzystywana od lat w informatorach archiwalnych ? trochę może uszczegółowiona ? ale jednak tradycyjna. Jak to robiono w latach 1999-2000 to się nawet w archiwach państwowych niewiele osób czepiało do postawienia sprawy w ten sposób ? ale wszystko idzie do przodu ? można zatem myśleć o jakichś nowych rozwiązaniach. W archiwach państwowych jest mnóstwo ?szumów informacyjnych? ale też w znacznej mierze ich ilość  zależy to od ?strategii wyszukiwawczej? przyjmowanej przez korzystających ? często polegającej na ?weźta i mnie wyszukajta bo mnie się spieszy?.
Moc radości z nowego roku szkolnego i akademickiego miłemu Młodszemu Archiwiście! Na przyszłość zobowiązuję się nie ironizować w jednym zdaniu podczas gdy w innym nie ironizuję ? tekst dra Choniawki naprawdę uważam za ?zaangażowany, potrzebny itd.?  Co do lecytyny ? boję się używać, bo i tak za dużo pamiętam ?

[Jarek]

Byłem niemiły? A ubliżanie użytkownikom było niby miłe, hę?  Ale wypominki na bok, jakkolwiek nie jestem pewien Inżynierze Mordeczko czy piszesz serio czy nadal ironizujesz. Bo co do do reszty - korzysta się z akt zawsze na własną odpowiedzialność. O jaki też kontekst właściwie chodzi? - o dane o twórcy czyli to co  we wstępie do inwentarza? Czy indeksowanie akt w archiwach pozbawi użytkowników tych informacji? Na pewno nie. Bałagan i byle jaka ewidencja też z pewnością nie będą gwarantami rzetelności wyników wyszukiwania akt
Kwalifikacje archiwistów i urzędników powoli odchodzą w cień - za sprawą systemów elektronicznego obiegu dokumentów i wyeliminowania dokumentu papierowego - urzędnikowi wystarczy umieć się posługiwać takim systemem, a archiwiści pomału prawie przestaną być potrzebni. Idealne archiwum to archiwum które może obejść się bez archiwistów.
Trochę też sobie przeczysz Inżynierze Mordeczko - nie można równocześnie "codzienną pracą starać się poprawiać dostępność zasobu" i zarazem twierdzić że brak tej dostępności jest zmartwieniem co najwyżej doktorantów i ich bliskich.

PS. jestem starszym inspektorem a nie młodszym archiwistą 

[Andrzej Choniawko]

Pochwaliłem, to teraz się poprzypieprzam. Zakładam zresztą że założeniem p. Choniawki było określenie ram problemu i wywołanie dyskusji. Tekst jest dość długi i naszpikowany trudnymi słowami  ale warto przezeń przebrnąć.
Cel wydaje się być jasny i oczywisty - taki stan ewidencji zasobu archiwów, by każdy mógł przy pomocy ogólnie dostępnych środków ewidencji znaleźć pożądaną informację czy akta w tych archiwach przechowywane. Jednak takie rozważania nt. klasyfikacji akt wydają mi się jednak zbyt niejasne i zbyt ogólne - archiwista potrzebuje jasnych i czytelnych wytycznych przy porządkowaniu czy indeksowaniu akt. Heurystyka, koherencja, teoria klasyfikacji, kryteria podziału, metajęzyk, retrokonwersja i prawidła logiki ... nie mieszajmy logiki ani innych trudnych i obcych słów do archiwistyki    A bardziej poważnie - wydaje mi się że warto wyraźnie oddzielić, przynajmniej formalnie, problem ułomności środków ewidencji archiwów od ich publikowania w internecie. Szkoda, że fakt wyjątkowo istotny, tj. zapoczątkowanie publikowania w internecie tej ewidencji - mimo jej wad - ale potraktowany jako punkt wyjścia do wszelkich następnych działań, nie został w tym tekście mocniej podkreślony.
Nie wiem również czemu autor spycha do przypisu przywołanie rozporządzenia o Polskiej Klasyfikacji Działalności - może właśnie wokół niego warto budować dyskusję o systemie klasyfikacji akt w archiwach?
Opis fizyczny jednostek archiwalnych jest trudny (ale nie skomplikowany) właśnie przez brak jednoznacznych kryteriów.
Błędne czy niepełne nazwy zespołów to "wypadki przy pracy" a nie grzech pierworodny systemu.
Ostatecznie również nieważne jest jakie klasy i podklasy stosujemy, byle był znany nam ich zamknięty katalog, i byle informacje w bazie były temu katalogowi konsekwentnie przyporządkowane.
Co do niekonsekwencji klasyfikacyjnych dot. akt toap z l. 1950-1975 - chybiony jest przykład rzekomo słusznego rozróżnienia na "ciała ustawodawcze" i organy wykonawcze. Jakie ciała ustawodawcze? Fikcja samorządu i tyle. Zresztą zespoły akt tego okresu biorą nazwy od urzędów a nie gremiów (rad narodowych) czy jednoosobowych organów (wojewodów, prezydentów, przewodniczących). Czym innym zresztą były formalnie wojewódzkie rady narodowe, prezydia wojewódzkich rad narodowych i ich wydziały w roku 1950, czym innym po roku 1958, a jeszcze czym innym w roku 1973. W praktyce sprowadzało się to jedynie do zmiany tytulatury oraz rozmywania kompetencji i odpowiedzialności przy jednoczesnym umacnianiu zależności od "centrali" i partii, a "ustawodawczość" sprowadzała się często do powielania i przesyłania do powiatów ich wytycznych. Paradoksalnie jednak struktura akt odzwierciedlająca strukturę urzędów obsługujących te gremia i organy (mimo zmienności tejże struktury) jest obecnie jedynym w miarę pewnym punktem odniesienia przy przeszukiwaniu tych akt - bo ma oparcie w statutach organizacyjnych tych urzędów i wykazach akt. Ponadto przy uwzględnieniu kiepskiej kultury kancelaryjnej tych jednostek i kiepskiej jakości wykazów akt przyporządkowanie teczki "Sprawy różne" danej komórce może być póki co jedyną wskazówką co do zawartości takiej teczki.
Co do żargonu archiwistyki - owe branże wywodzą się raczej z niegdysiejszych przepisów, albo norm (branżowych a nie krajowych czyli polskich) właśnie ... Dla archiwisty i współczesnego kancelisty znak teczki i sygnatura archiwalna nie mogą być synonimami ... po to je rozróżniono (może sztucznie ale słusznie) by oznaczały właśnie coś odrębnego ...
Znak teczki jest pojęciem kancelaryjnym, jeśli archiwista je ignoruje, to tym gorzej dla archiwisty ...
Tworzenie tytułów teczek na podstawie wykazu akt to nic innego jak właśnie próba stworzenia skutecznego systemu informacyjno-wyszukiwawczego, i to jeszcze w najlepszy z możliwych sposobów - czyli na przedpolu archiwalnym. Przy całej niedoskonałości jrwa to całe tworzenie serii i podserii to tylko wtórna praca. Przy nowych narzędziach wyszukiwania nie warto się w tę pracę bawić. Celem powinno być właśnie wewnętrzne zindeksowanie jednostek, ale zgoda że niekoniecznie rozumiane jako żmudna praca archiwisty.
Natomiast nie jest istotą problemu powstającej dopiero dokumentacji stan kwalifikacji archiwistów zakładowych - ale kwalifikacje samych twórców dokumentacji - i kto tego nie rozumie ten gapa  .

[Andrzej Choniawko]

<nie mieszajmy logiki ani innych trudnych i obcych słów do archiwistyki >

Poszedłbym dalej i nie mieszał tabliczki mnożenia do matematyki,  a z języka tej dyscypliny usunął takie trudne słowa jak logarytm, różniczka nie wspominająć o aproksymacji czy algorytmice. Wystarczy w zupełności mnożenie i dodawanie do stu.  Póki co p. Jarek może być wszakże spokojny. Logika (oczywiście dwuwartościowa, a nie rozmyta) znajduję się wciąż w bezpiecznej odległości od archiwistyki. Najświeższym tego przykładem jest instrukcja w sprawie materiałów ulotnych, w której mające fundamentalne znaczenie wszelkich systemów klasyfikacyjnych  rozróżnienie między formą a treścią zostało wdeptane w ziemię przez autorów tego dokumentu z lekkością, której mogliby pozazdrościć uczestnicy progamu "Gwiazdy tańczą na lodzie".  A i lokalnych przykładów braku szacunku  dla twóczości pewnego sędziwego Greka by nie zabrakło. To co dzieli archiwstykę i logikę to już nie łatwa do przekroczenia słabo strzeżona linia demarkacyjna, ale zasieki z drutu kolczastego pod wysokim napięciem.  Ostatnio próbowałem się przedrzeć na drugą stronę. Ostrzegam, wystarczy lekki kontakt, by poczuć niezłe kopnięcie. A ile przy tym hałasu. Pozostaje mieć tylko nadzieję, że ZOSIA (nomen omen sophia to po grecku mądrość) rozpocznie demontaż tych zasieków i nie zrejteruje przed uzbrojonymi w CeKaMy zastępami strażników archiwalnego wolnomyślicielstwa.

[Jarek]

Poszedłbym dalej i nie mieszał tabliczki mnożenia do matematyki,  a z języka tej dyscypliny usunął takie trudne słowa jak logarytm, różniczka nie wspominając o aproksymacji czy algorytmice. Wystarczy w zupełności mnożenie i dodawanie do stu.

Język archiwistyki powinien być logiczny, ale nie musi, nie powinien być trudny ani hermetyczny, inaczej archiwistyka pozostanie wiedzą tajemną, obcą kancelistom czy generalnie wytwórcom dokumentacji, ale co gorsza również wielu archiwistom.
Po co zresztą sięgać do trudnych pojęć, skoro są rozbieżności i wątpliwości w definiowaniu, rozumieniu i stosowaniu tych podstawowych - dokument, kwerenda, udostępnianie, jednostka, inwentarz ... I nie pomoże archiwiście w ich rozgryzaniu dogłębna znajomość matematycznych i logicznych terminów, podobnie jak znajomość języków programowania czy relacyjnych baz danych nie przyda się internetowemu forumowiczowi przy radzeniu sobie np. z cytowaniem postów 

Jak mawia mój kolega - to implikuje konsekwencje proweniencji 

[Andrzej Choniawko]

Nie zdradzę chyba tajemnicy państwowej informując p. Jarka, iż niebawem (w języku archiwistyki praktycznej niebawem oznacza więcej niż rok, ale mniej niż dekadę) ukaże się Słownik Archiwalny Narodowego Archiwum Cyfrowego, co może znacznie ulżyć w jego lingwistycznych cierpieniach. Warto przy tym zauważyć, że w odróżnieniu od dotychczasowych edycji slownika archiwalnego nie będzie on nosił w nazwie wyrażenia "polski". Fakt ten postawi to dzieło w rzędzie słowników wykraczających swymi definicyjnymi odniesieniami poza monokulturowy krąg etniczny, co było udziałem dotychczasowych edycji Polskiego Słownika Archiwalnego. Skądinąd przebywał on z tej racji  jedynie obok Polskiego Słownika Medycznego i Polskiego Słownika Pijackiego. 

[Jarek]

... w istnieniu na forum internetowym pomaga też jego czytanie:
http://www.ifar.nac.gov.pl/index.php?topic=1144.0
Lektura forum pozwala nie obawiać się zdradzania dawno już ujawnionych tajemnic - a jeśli wywoła refleksję i skłoni do oszczędności słowa, to kto wie, może rzeczywiście ulżyć forumowiczom - oszczędzając im dyskomfortu śledzenia dyskusji opartej jedynie na prawieniu sobie złośliwości.

[Ewa33]

Nie zdradzę chyba tajemnicy państwowej informując p. Jarka, iż niebawem (w języku archiwistyki praktycznej niebawem oznacza więcej niż rok, ale mniej niż dekadę) ukaże się Słownik Archiwalny Narodowego Archiwum Cyfrowego, co może znacznie ulżyć w jego lingwistycznych cierpieniach.  

Chciałabym zapytać, czy w związku z tak zamieszczoną informację, każde archiwum państwowe będzie opracowywać własny słownik archiwalny?  Z tego co mi wiadomo od jakiegoś czasu trwają w Naczelnej Dyrekcji prace nad nowym słownikiem archiwalnym. Czy te prace są skorelowane? Oczywiście każdy ma prawo przygotować własny słownik, ale wtedy są autorzy, którzy za to odpowiadają. Kiedy jednak firmuje to instytucja państwowa, to mam rozumieć, że jest to reprezentatywne dla całego środowiska archiwistów państwowych i czynione jest w porozumieniu z NDAP. Obawiam się bowiem, by znów nie doszło do takiego "niewypału", jak ostatnie wydawnictwo NAC, które tak bardzo rozbiegło się z teorią i metodyką archiwalną, w tym pojęciami używanymi w archiwistyce.
Pozdrawiam 

[Andrzej Choniawko]

Szanowna Pani Ewo. Dlaczego odmawia Pani jak najszerszemu gronu archiwistów możliwości przeżycia doznań dzikiej rozkoszy, jaka może towarzyszyć oznajmieniu wszem i wobec, iż "Nasz słownik przegonił ich słownik". A i po drodze przecież znacznie przyjemniej dywagować, deliberować, roztrząsać kwestie słownikowe, niż brudzić rączki opracowywaniem zakurzonych akt, których zawartości nawet wydanie kilku róznych słowników na czerpanym papierze, oprawionych w wysadzaną rubinami czy innymi symilkami cielęcą skórę nie przybliży użytkownikowi.