Archiwum papierowe a elektroniczne. Paczka archiwalna.

[trak]

Witam serdecznie.

Załóżmy, że urząd używa elektronicznego obiegu dokumentów.

Załóżmy też, że mamy tu na myśli obieg dokumentów skanowanych, plików binarnych, a nie dokumentów elektronicznych zgodnych nadesłanych za pomocą elektronicznej skrzynki podawczej.

Czy archiwizując takie dokumenty powinienem stworzyć Paczkę Archiwalną zgodną z systemem:

http://www.nac.gov.pl/cms/main.php?did=10
http://ade.ap.gov.pl/

?


---


Aby rozjaśnić nieco - napisze inaczej.

W urzędzie pracuje elektroniczny obieg dokumentów.

Panują dwa rodzaje dokumentów.
1. Tradycyjne dokumenty papierowe, które są skanowane do systemu. Dokumenty papierowe, które powstają podczas pracy urzędników.

2. Dokumenty elektroniczne, które wpływają za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej zgodne z wzorem opublikowanym w Centrlanym Repozytorium Dokumentów.


Jakie, które dokumenty powinny trafić do Paczki Archiwalnej?


Kiedy przeglądałem system demonstracyjny (ade.ap.gov.pl) znalazłem tam skany zwykłych dokumentów.
To sugeruje mi, że do Paczki Archiwalnej, a co za tym idzie do "Narodowego Archiwum Cyfrowego", powinniśmy przekazywać wszystko co mamy w postaci cyfrowej w naszym systemie obiegu dokumentów - a nie tylko stricte dokumenty elektroniczne w formacie XML.


Proszę o opinię w tej sprawie.


Pozdrawiam serdecznie,
Tomasz Rakoczy

[Wojciech Woźniak]

Witam,

Panują dwa rodzaje dokumentów.
1. Tradycyjne dokumenty papierowe, które są skanowane do systemu. Dokumenty papierowe, które powstają podczas pracy urzędników.

W efekcie skanowania dokumentów papierowych do systemu otrzymamy elektroniczne kopie dokumentów, które nie są równoważne papierowym oryginałom. To owe papierowe dokumenty posiadają określoną kwalifikację archiwalną i one muszą (o ile mają kat. A) trafić do archiwum państwowego. Ich elektroniczne kopie mogą ułatwić bieżącą pracę, ale nie są jako takie materiałami archiwalnymi. O ich ewentualnej przydatności próbujemy rozmawiać tu.

2. Dokumenty elektroniczne, które wpływają za pomocą Elektronicznej Skrzynki Podawczej zgodne z wzorem opublikowanym w Centrlanym Repozytorium Dokumentów.

Niewątpliwie tego rodzaju dokumenty podlegać będą przekazaniu do archiwum, bo one jako digital-born istnieją tylko w formie elektronicznej, a nie są tylko kopiami elektronicznymi papierowych oryginałów.

Kiedy przeglądałem system demonstracyjny (ade.ap.gov.pl) znalazłem tam skany zwykłych dokumentów.
To sugeruje mi, że do Paczki Archiwalnej, a co za tym idzie do "Narodowego Archiwum Cyfrowego", powinniśmy przekazywać wszystko co mamy w postaci cyfrowej w naszym systemie obiegu dokumentów - a nie tylko stricte dokumenty elektroniczne w formacie XML.

Z tego co wiem dane w ADE są tylko danymi testowymi. Gdyby sytuacja prawa w Polsce pozwalała po zeskanowaniu dokumentu papierowego zniszczyć oryginał i uznać jego elektroniczną kopię za oryginalny dokument, wówczas takie skany trafiałyby do archiwum na równi z dokumentami digital-born. Na razie jednak - to tylko kopie elektroniczne.

[Jarek]

Tylko że teraz mamy taką "zabawną" sytuację - wszczęcie sprawy na podstawie cyfrowego wniosku, przebieg jego załatwiania jest dokumentowany również np. cyfrowo, ale ostateczne załatwienie będzie miało formę papierowego dokumentu. Wszystko to czyni z wszelkich seodów, epuapów i cyfrowych urzędów wyłącznie taką sobie wprawkę - de lege cały przebieg sprawy i tak winien być udokumentowany na papierze, choćby w postaci opieczątkowanych wydruków.

[Wojciech Woźniak]

Witam

Wszystko to czyni z wszelkich seodów, epuapów i cyfrowych urzędów wyłącznie taką sobie wprawkę - de lege cały przebieg sprawy i tak winien być udokumentowany na papierze, choćby w postaci opieczątkowanych wydruków.

Niezupełnie - ów wniosek cyfrowy nie musi (nie może nawet) być drukowany, jest bytem tylko elektronicznym, nawet więc jeśli reszta sprawy będzie załatwiana papierowo to pismo ją wszczynające będzie cyfrowe. Że to niezbyt wygodne to jasne dla każdego, więc może taka konstatacja spowoduje przyspieszenie informatyzacji administracji...

[Jarek]

Wojtku - taki wniosek  często (zawsze?) jednak może i musi być drukowany - bo narzucają to przepisy - ja mam np. w swojej instrukcji kancelaryjnej (ustalonej rozporządzeniem): "Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy przechowują na nośnikach papierowych w archiwach zakładowych." Czyli muszę mieć całe akta sprawy w postaci papierowej.

[Wojciech Woźniak]

Jarku,
a czy nie powinno być (nie jest) tak, że akt późniejszy uchyla akt wcześniejszy?
W tym momencie przecież i tak nie jesteś w stanie uzyskać dokumentu równoważnego z oryginałem z przesłanego elektronicznie wniosku. Musiałbyś prosić autora o podpis na takim wydruku. A jeśli drukujesz i stemplujesz (zatwierdzasz) takie wnioski to w aktach sprawy przechowujesz tylko kopie części pism, a to raczej mija się z duchem przepisu, który przywołujesz.

[Jarek]

Nie w tym przypadku. "Moja" instrukcja kancelaryjna jest ustalona rozporządzeniem wykonawczym do ustawy o zespolonej administracji rządowej w województwie - i dopiero wobec zmiany tej ustawy mogłoby być inaczej. Inna rzecz że jest już projekt zmian, i jeśli dojdzie on do skutku, to również będziemy mieć (za rok, półtorej) nową instrukcję kancelaryjną i wykaz akt.
Póki co jednak jestem w stanie potwierdzić pieczątką i podpisem zgodność z oryginałem każdej kopii dokumentu, który otrzymam "do załatwienia" i jest to wystarczające, bo swoim podpisem biorę na siebie odpowiedzialność za zgodność kopii z oryginałem przedłożonego dokumentu - i robię to na podstawie imiennego i urzędowego upoważnienia.
Nie jestem pewien czy mówiąc o duchu przepisu mamy na myśli to samo - w innym miejscu tej samej instrukcji kancelaryjnej jest też mowa o przekazywaniu kompletnych akt - czyli w konsekwencji muszą to być akta i papierowe, i kompletne. To czy dokumenty będą przechowywane w "oryginale", czy w "kopii" nie jest aż tak istotne - ważna jest ich wiarygodność (za którą przy potwierdzaniu kopii biorę odpowiedzialność) i kompletność (możliwa obecnie tylko wtedy gdy całość przechowuję w wersji papierzanej). Zresztą wkrótce możemy mieć do czynienia z odwrotną sytuacją - papierowy dokument zeskanowany i potwierdzony np. elektronicznym podpisem, jako elektroniczna "kopia", będzie w systemie elektronicznego obiegu dokumentów równie wiarygodny i stanowiący część kompletu dokumentacji danej sprawy.

[Wojciech Woźniak]

Dzięki Jarku za wyjaśnienia - nie doceniałem stopnia złożoności problemu. Rozumiem, że do rangi największej przeszkody w informatyzacji administracji publicznej awansuje instrukcja kancelaryjna...

Ale czy jednocześnie nie popadamy tu w sprzeczność, skoro:

... w innym miejscu tej samej instrukcji kancelaryjnej jest też mowa o przekazywaniu kompletnych akt - czyli w konsekwencji muszą to być akta i papierowe, i kompletne.

To czy akta bez oryginału elektronicznego będą kompletne? Moim zdaniem - nie. A więc wymóg papierzności przeczy wymogowi kompletności. Efekt jest taki, że do archiwum zakładowego trafia papierowa kopia. A co z elektronicznym oryginałem?

Zresztą wkrótce możemy mieć do czynienia z odwrotną sytuacją - papierowy dokument zeskanowany i potwierdzony np. elektronicznym podpisem, jako elektroniczna "kopia", będzie w systemie elektronicznego obiegu dokumentów równie wiarygodny i stanowiący część kompletu dokumentacji danej sprawy.

Słuszna uwaga. Pamiętajmy jednak, że tam gdzie wdraża się takie procedury (UK) oryginał papierowy jest niszczony, żeby nie doprowadzać nie tylko do istnienia dwóch egzemplarzy, ale na dodatek dwóch egzemplarzy w różnych postaciach (elektronicznej i papierowej).

[Jarek]

Ale Wojtku, wciąż chyba inaczej rozumiemy kompletność - w przypadku całkowicie elektronicznego obiegu spraw - ale załatwianych na podstawie papierowego wniosku - wymóg kompletności w sensie zachowywania oryginału też nie byłby spełniony, bo wpływający "oryginał" zeskanujemy i zniszczymy, posługując się potem już wyłącznie elektroniczną "kopią" - czyli zamiast papierowego oryginału do archiwum trafia tylko elektroniczna kopia. Nota bene jeśli zrobiłbym coś takiego teraz, to ryzykuję 2 do 3 lat więzienia. To nie jest wyimaginowana przeszkoda, tylko obowiązujące prawo.
Wg mnie bardziej szkodliwe byłoby przechowywanie osobno części dokumentów tej samej sprawy w wersji papierowej, a części w wersji elektronicznej - bardziej niż dublowanie dokumentów poprzez przechowywanie części z nich i w takiej, i w takiej wersji.
To jest swego rodzaju poligon Wojtku, eksperymentujemy, popełniamy błędy, uczymy się na nich, inaczej chyba nie da rady, nie przejdziemy z dnia na dzień z kancelarii całkowicie papierowej na całkowicie elektroniczną.

[Wojciech Woźniak]

Ale Wojtku, wciąż chyba inaczej rozumiemy kompletność - w przypadku całkowicie elektronicznego obiegu spraw - ale załatwianych na podstawie papierowego wniosku - wymóg kompletności w sensie zachowywania oryginału też nie byłby spełniony, bo wpływający "oryginał" zeskanujemy i zniszczymy, posługując się potem już wyłącznie elektroniczną "kopią" - czyli zamiast papierowego oryginału do archiwum trafia tylko elektroniczna kopia.

Tak, ale jest to jednak inna sytuacja, niż ta, w której ów oryginał istniałby nadal i posiadał stan bliżej nieokreślony. Dlatego właśnie - moim zdaniem - Anglicy niszczą papierowe oryginały.

Nota bene jeśli zrobiłbym coś takiego teraz, to ryzykuję 2 do 3 lat więzienia. To nie jest wyimaginowana przeszkoda, tylko obowiązujące prawo.

To też jest jasne, co nie oznacza, że nie należałoby podjąć tematu i nie zastanowić się, czy nie iść w tę stronę (to znaczy nie do więzienia, ale w kierunku zmian w prawie umożliwiających digitalizację papierowych dokumentów i niszczenie oryginałów).

Wg mnie bardziej szkodliwe byłoby przechowywanie osobno części dokumentów tej samej sprawy w wersji papierowej, a części w wersji elektronicznej - bardziej niż dublowanie dokumentów poprzez przechowywanie części z nich i w takiej, i w takiej wersji.

A ja chyba skłaniałbym się do opinii, że mniej szkodliwe jest przechowywanie sprawy częściowo w postaci papierowej a częściowo elektronicznej, niż dublowanie części pism.
Zdaję sobie sprawę, że informatyzacja to długi marsz, ale nie powinniśmy w nim robić jednego kroku do przodu (dokumenty elektroniczne) i dwóch wstecz (drukowanie ich i praca z kopiami papierowymi)!

[Jarek]

Tak mi się jakoś zdawa, że właśnie zastanawiamy się i podejmujemy 
O zmiany w prawie przy tym przede wszystkim chodzi.

Jeśli coś może być mniej albo bardziej szkodliwe, to musimy najpierw ustalić na czym miałaby polegać szkoda. Moim zdaniem powstać może ona wtedy jeśli zagrożona jest integralność i kompletność dokumentacji, a nie jej unikalność. Elektroniczna forma przechowywania dokumentacji nie jest zaś celem, a jedynie narzędziem służącym do łatwiejszego wytwarzania, przechowywania ( w sensie kosztowym) i wyszukiwania.

[Jarek]

Dobrze, może nie ma sensu kontynuować teoretycznych rozważań na wysokim poziomie ogólności.  Są narzędzia zapewniające wiarygodność dokumentacji czy jest ona w takiej, czy innej formie. Ścisłe trzymanie się obecnych przepisów kancelaryjnych doprowadzi nas przy kserowaniu wszystkiego do zwiększenia ilości papieru, a nie do zmniejszenia.
Jako stan docelowy traktujemy posługiwanie się wyłącznie dokumentacją elektroniczną, mamy póki co stan przejściowy i pozostaje mieć nadzieję że nie będzie on trwać wiecznie. Co do kompletności/integralności dokumentacji prowadzonej częścią papierowo, a częścią elektronicznie, chodziłoby zatem tylko o ustalenie poziomu (w strukturze dokumentacji wytwarzanej w jednostce wg zasad systemu kancelaryjnego) powyżej którego dokumentacja nie powinna się dublować. Dobrze byłoby chyba by owa kompletność/integralność była przynajmniej na poziomie akt sprawy, przy czym o formie dokumentacji mógłby decydować sposób rozstrzygnięcia/załatwienia sprawy - jeśli wydana decyzja czy odpowiedź na wniosek będzie papierowa, to integralne i kompletne  powinny być papierowe akta sprawy. Hmm, ale to jednak też mało idealne rozwiązanie. Więc może tak - integralność i kompletność z założenia wyłącznie w wersji elektronicznej. W sumie cóż to za różnica czy kopię ad acta  decyzji, wydanej zainteresowanym w wersji papierowej, będę przechowywać papierową czy też elektroniczną, skoro elektroniczna (z podpisem elektronicznym) i tak będzie wiarygodna? Problemy też tu będą, ale chyba jednak wtórne i bardziej wymagające zmiany sposobu myślenia o dokumentach w sensie urzędowym czy kancelaryjnym. 

[archiwistka90]

Podbijam temat. Teraz troszkę się zmieniły zasady prawda?
No więc.
EZD.
Zakładam, że robię odwzorowanie cyfrowe danego dokumentu. Oryginał wciagam do składu chronologicznego. Odwzorowanie cyfrowe jest wówczas dokumentem, bo to ono zostanie zarchiwizowane, prawda?
Tak, wiem, AP będą początkowo przejmować całość dokumentacji. Ale teraz tworzę paczki archiwalne już tylko z dokumentów odwzorowanych?
Gubię się już w tym wszystkim

[Kajka]

Podbijam temat. Teraz troszkę się zmieniły zasady prawda?
No więc. EZD.
Zakładam, że robię odwzorowanie cyfrowe danego dokumentu. Oryginał wciagam do składu chronologicznego. Odwzorowanie cyfrowe jest wówczas dokumentem, bo to ono zostanie zarchiwizowane, prawda?
Tak, wiem, AP będą początkowo przejmować całość dokumentacji. Ale teraz tworzę paczki archiwalne już tylko z dokumentów odwzorowanych?
Gubię się już w tym wszystkim

Odwzorowanie cyfrowe zgodnie z obowiązującymi przepisami jest jedynie zapisem informacji i nie posiada rangi dokumentu. W przypadku spraw prowadzonych wyłącznie elektronicznie akceptacje i podpisywanie dokumentu powinny odbywać się elektronicznie. Jeśli  przypadku spraw prowadzonych w systemie EZD w formie elektronicznej dokument nie został podpisany podpisem cyfrowym to w systemie brak jest oryginału podlegającego archiwizacji cyfrowej. Jeżeli pomimo, że sprawa powinna być prowadzona w formie elektronicznej został wytworzony dokument papierowy to wtedy należy go zarejestrować i odnieść do składu chronologicznego pism wewnętrznych lub pism wychodzących. Dokument w składzie chronologicznym zostanie po 2 latach przekazany do archiwum zakładowego, a następnie  po 10 latach od wytworzenia do państwowego.

[Kajka]

W przypadku spraw prowadzonych tradycyjnie przy wsparciu systemu EZD zachodzi konieczność zarówno przekazania opisów spraw w systemie, jak i dokumentacji papierowej. Domyślnie system EZD PUW daje możliwość umieszczenia maksymalnie 10 spraw w jednej paczce archiwalnej, a fizycznie akta jednej sprawy mogą obejmować wiele tomów teczek aktowych, lub akta kilkudziesięciu, lub nawet kilkuset spraw mogą być zgromadzone w jednej teczce.