System informacyjny

[Anna Laszuk]

Zgodnie z prawem archiwalnym archiwa państwowe są zobowiązane do gromadzenia informacji o narodowym zasobie archiwalnym. Zadania te wykonują od dawna, a w ostatnim dziesięcioleciu XX wieku ich działania zostały zintensyfikowane, w znacznej mierze za przyczyną technologii informatycznej. W archiwach państwowych pojawiło się wiele baz danych - jedne tworzone są i użytkowane lokalnie, inne - wprowadzone przepisami Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub nie - mają jednakową postać we wszystkich instytucjach. Początek XXI wieku powitaliśmy udostępnieniem w Internecie (http://www.archiwa.gov.pl/sezam/index.html) danych zgromadzonych w trzech zestandaryzowanych bazach: SEZAM, IZA, PRADZIAD.
Czy wszystkie opracowane bazy są jednak potrzebne? Czy odpowiadają wymogom metodycznym? Czy posiadają optymalną strukturę i łatwo z nich korzystać? Jakie jeszcze obszary informacji czekają na formę informatyczną? W wielu strukturach czy w jednym systemie?
A przecież użytkownik czeka nie tylko na informacje on-line, chciałby mieć także udostępnione w ten sposób materiały archiwalne. Na razie prezentujemy nasze najcenniejsze skarby (http://www.polska.pl/archiwa/index.htm). Skanów, które mogą być udostępniane w postaci elektronicznej lub w postaci wydruku, przybywa coraz więcej, może więc pomyśleć o ich jednolitym ewidencjonowaniu.

[Adam Baniecki]

:oops:
Pani Laszuk zadała wiele pytań i odpowiedź na nie nie jest prosta. W zasadzie każde z tych pytań wymagałoby poważnych studiów. Opublikowanie w internecie SEZAMU, IZY i PRADZIADA należy uznać, tak myślę, za sukces optymalny jaki jest możliwy na obecnym etapie wdrażania nowych technologii informatycznych w polskiej archiwistyce. Przy czym za najbardziej udany projekt pod względem przydatności dla uzytkownika uznałbym PRADZIADA. Wynika to z tego, że jest to projekt tematyczny, a zatem o stosunkowo przewidywalnych oczekiwaniach użytkownika. Zabawnym elementem programu jest jego angielska wersja z pięknie przetłumaczonymi nagłówkami pól i pytaniami pozwalającymi uściślić zakres poszukiwań. Zapomniano tylko, że odpowiedzi udzielone są po polsku. Skąd ten biedny użytkownik ma wiedzieć co to są typ of record małżeństwa w polu wyboru, a np w polu select the typ of event: bierzmowani albo księga rodzin. Oczywiście możemy powiedzieć, że mamy bazę danych po angielsku dla obcokrajowców. Niestety widziałem co z nią wyprawiali moi niemieccy koledzy, bynajmniej znający angielski, jak bardzo chcieli zgadnąć co też kryje się pod tajemniczymi nazwami. Myślę, że oni poprostu powinni nauczyć się polskiego i nie będzie problemu. My zaś dajmy sobie spokój z jezykami obcymi typu poproszę "la kiełbasa" bo nie wygląda to doprawdy poważnie. Te może zbyt ostre uwagi dotyczące pradziada nie zmieniają mojej oceny tej bazy danych jako najlepszej merytorycznie i pomijając wypadek językowy jest to niewątpliwie "używalna" baza danych w pełni spełniająca oczekiwania. Nota bene baza z przyszłością, dająca szanse na duży rozsądny projekt pogłębiający penetrację zasobu. Pewne elementy są dostrzegalne w postaci cząstkowych projektów realizowanych w poszczególnych archiwach w postaci elektronicznych skorowidzów do ksiąg metrykalnych. Za jakiś czas można bedzie pomyśleć o dołączeniu ich do PRADZIADA. A może pójść w kierunku cząstkowych projektów regionalnych, co może być lepsze ze względu na naszą specyfikę i różnorodność historyczną. Łączenie różnych projektów nie bądzie trudne jeżeli wypracujemy w polskiej archiwistycze bardzo precyzyjnie punkt 3.1.1 ISAD (G) Réference czyli metodę precyzyjnej identyfikacji jednostki opisu archiwalnego. Isad dość dokładnie wskazuje jak tego dokonać.
Co do pozostałych baz danych to problem jest zdecydowanie bardziej złożony ponieważ dotyczy merytorycznych podstaw polskiej archiwistyki w ogóle i jej "przstawalności" do światowych wymagań w zakresie opisu materiałów archiwalnych.

[Anna Laszuk]

Pozytywne opinie na temat bazy PRADZIAD i podziękowania należy kierować do około dwustu osób, których efekty pracy składają się na zawarte w niej informacje. Fakt, jest to baza tematyczna, opracowana jako odpowiedź na zapotrzebowanie użytkowników, ale nie można ukryć, że nie byłaby potrzebna, gdyby istniały pomoce archiwalne do wszystkich zespołów opisujące zasób na poziomie jednostki i serii, zaopatrzone w dokładne i poprawne indeksy. Wtedy nie szlibyśmy na skróty, tylko prezentowali informację o całym zasobie. Przypuszczam, że z chwilą opracowania dokładnych pomocy archiwalnych na różnych poziomach opisu, proponowanych w standardzie ISAD (G), tematyczne bazy danych, w tym PRADZIAD i ELA, stracą rację bytu.
Przyjmując konwencję prezentowania w serwisie archiwalnym treści w dwóch językach staraliśmy się być otwarci także na tych, którzy polskiego nie rozumieją. Uważamy, że bazy danych są przeznaczone dla różnych odbiorców, stąd pomysł dania im oprawy polsko- i angielskojęzycznej. Przetłumaczone zostały informacje na temat zawartości baz danych oraz instrukcje dotyczące prowadzenia w nich poszukiwań (w przypadku bazy PRADZIAD - http://www.archiwa.gov.pl/sezam/pradziad.eng.html#info). „Biedny użytkownik” może się stamtąd dowiedzieć, co oznaczają obco brzmiące słowa występujące na listach wyboru wyszukiwarki. Nie tłumaczyliśmy zawartości bazy, jako że jest ona wspólna dla obu wersji językowych, oraz nazw zespołów i nazw geograficznych.....

[Adam Baniecki]

Wypada mi jedynie podziękować, za wyczerpujące wyjaśnienia. Zgadzam się z nimi, co jednak nie do końca rozwiewa moje wątpliwości. Dobry produkt musi być intuicyjny. Skoro wprowadzono w bazie danych możliwość doprecyzowania informacji o typ zapisu genealogicznego, to należało ująć go w języku obcym. Irytuje mnie to także dlatego, że jest to technicznie bardzo prosty zabieg konwersji danych tekstowych znany z podręczników dla początkujących. Przykład najczęściej opisywany to zamiana nazw miesięcy, dni i dni tygadnia, a można to jeszcze prościej wykonać wstawiając pośrednią tabelę polsko- innojęzyczną (nie wszystko da się tu powiedzieć po angielsku np Familienbuch jest terminem niemieckim bardzo konkretnie związanym z okresloną rzeczywistścią historyczną).
Moi koledzy niemieccy nie chcieli czytać instrukcji, chcieli w zrozumiały i prosty sposób uzyskać odpowiedzi na postawione bazie nanych pytania. Nie wszyscy też znają angielski. Chcę tylko powiedzieć, że można tę bazę jeszcze lepiej dopracować już na poziomoe scalonej w NDAP całości. To i tak bardzo cenne, że pomyślano o niepolskim odbiorcy.
Nie uważam Pradziada za drogę na skróty. To mądry projekt i dlatego warto dopracować go w szczegółach.

[Adam Baniecki]

Mam pytanie. sformułowałem je już na łamach ArchNetu, ale jak sie zdaje tam nie mam co czekać na odpowiedź. Jak się ma podział zasobu na grupa A1A2 i A3, a zwłaszcza stan opracowania tej ostatniej grupy do wielopoziomowego opisu materiałów archiwalnych? Czy można dzielić zasób na bardziej i mniej ważny? Z pewnością są materiały archiwalne, podobnie jak zabytki kultury materialnej, o znaczeniu ogólnoświatowym, potem ogólnonarodowym itp., ale czy podział na znane trzy grupy nie jest zbyt daleko idacym uproszczeniem opracowania, zwłaszcza w swietle tego co się na świecie w archiwistyce dzieje? Czy uznanie za opracowane tego, co nie jest opracowane nie jest jedynie manipujacją statystyczną? Czemu ma to służyć?

[Jacek Krochmal]

Wprowadzenie podziału zasobu na grupy A1, A2 i A3 nie miało na celu dokonywania wartościowania na zespoły mniej lub bardziej ważne, bowiem wszystkie materiały archiwalne (kat. A) mają wartość historyczną.
Podział ten jest natomiast narzędziem dającym archiwistom możliwość obniżenia minimalnych wymogów opracowania wobec pewnych grup zespołów, w stosunku do których można (ale nie jest to obowiązkowe!) stosować uproszczone metody opracowania.
Nie znaczy to zatem, że wprowadzono obowiązek stosowania metod uproszczonych. Bardzo wyraźnie podkreślam, że metody uproszczone są dopuszczone do stosowania a nie obowiązkowe.
Komisja metodyczna archiwum może zatem zalecić, aby wobec zespołu z grupy A3 zastosować pełne (tradycyjne) metody opracowania. Taka decyzja nie oznacza jednak, że zespół taki należy zaliczyć automatycznie do grupy A2 bądź A1.
Polecam lekturę mojego art. w "Archeionie", t. 104, w którym znajduje się pełnia wykładnia dotycząca stosowania nowych metod opracowania zasobu.
Z poważaniem
Jacek Krochmal

[Kazimierz Schmidt]

Podział ten jest natomiast narzędziem dającym archiwistom możliwość obniżenia minimalnych wymogów opracowania wobec pewnych grup zespołów, w stosunku do których można (ale nie jest to obowiązkowe!) stosować uproszczone metody opracowania.
Nie znaczy to zatem, że wprowadzono obowiązek stosowania metod uproszczonych. Bardzo wyraźnie podkreślam, że metody uproszczone są dopuszczone do stosowania a nie obowiązkowe.

Może dodam coś od siebie, spoglądając na sprawę z nieco innej strony. Zawsze będziemy stali przed dylematem jakość/ilość. I dotyczy to wszystkich rodzajów zbiorów. Jeżeli na przykład dla opisu fotografii zgodzimy się na standardy wyznaczone przez międzynarodowę grupę (projekt) SEPIA to ... nigdy nie skończymy opracowania.
Cytuję ze strony http://www.knaw.nl/ecpa/sepia/workinggroups/wp5/cataloguing.html#docs
opisującej modelowe wskazówki dla archiwów fotograficznych:
SEPIADES. Recommendations for cataloguing photographic collections
The final report of the SEPIADES working group can be downloaded in PDF (4 MB) or ordered as a hard copy. It contains a detailed overview of
Main features of this model are:
- multi-level description
- listing of highly recommended core elements
- many pre-selected lists and references to relevant resources
- detailed suggestions for technical identification and condition assessment
- over 400 commented elements
- recommended use of Dublin Core for photographic collections
- overview of relevant literature

Z mojej praktyki "audiowizualnej": W swoim czasie mocno zaatakowany, przez tzw. wpływowe środowiska, został pomysł"przyśpieszonej" bieżącej archiwizacji wszystkich nadanych materiałów, w kanałach ogólnopolskich telewizji (prawie wszystkich bo oprócz reklam, teleturniejów itp.). Opracowanie audycji miało odbywac się nie jak dotąd na podstawie oglądu z opisem sekwencyjnym sceny po scenie (a więc drogo i powoli) ale na podstawie zgromadzonej dokumentacji towarzyszącej (taniej, szybciej ale nie tak dokładnie).
Pomysł wypłynął z tego że zaległości w opracownaiu materiałów były spore i ... rosły. Chodziło o to aby "przeciąć" tę spiralę niemożności. Bo wiadomo że im później zabierzemy się za opracowanie materiałów tym więcej na to trzeba będzie przeznaczyć czasu.  Dlatego podjęto decyzję: opracowujemy wszystko co bieżące i miarę posiadanych wolnych środków zasypujemy dziurę z zaległościami. Wtedy będziemy mogli ocenić ile tych środków potrzebujemy i nie zostawimy następnym pokoleniom bałaganu chociaż po sobie.  Należy jednak zawsze pamiętać że takie działanie to kompromis! Ale o tym może w innym poście...

Wracając do SEPIADES: jak miałbym wybierać czy chcę aby archiwum fotografii udostępniło mi możliwośc przeszukania całego zasobu w "okrojonym" standardzie IPTC albo Dublin Core, albo możliwość baaardzo dokładnego przeszukania wg standardów SEPIADES - ale tylko 30% zasobu, to wybrałbym to pierwsze.

Czy te same zasady nie działają w stosunku do typowych materiałów archiwalnych?

Wszak taki Dublin Core wziął się także stąd, że zdecydowana większość przeszukań dotyczy wymienionych w standardzie tzw. "core elements". Nie zapominajmy że jeden opis MARC w Bibliotece Kongresu kosztuje około 100$.