Jak zapewnie wiadomo w przeszłości stosowano wiele odstępstw od tej podstawowej zasady. Tworzono różne konstrukcje księżycowe będące wynikiem różnych splotów dziejowych i żeby daleko nie szukać- "Akta miasta...x"
Zgadza się, większość różnych dziwacznych zbiorów w archiwach tworzono na zasadzie odstępstw od zasady zespołowości, najczęściej były to odstępstwa całkowicie nieuzasadnione metodycznie.
Jednak podany przykład "Akta miasta...x" nie jest najtrafniejszy, bo akurat w tym przypadku zasada zespołowości nie została "pogwałcona"
. Są to po prostu
zespoły złożone , którym nadano nazwę umowną (por. Zarządzenie nr 6 NDAP z 11 lutego 1970 r. w sprawie postępowania z aktami władz administracji państwowej I i II instancji oraz aktami organów samorządu terytorialnego).
Moim zdaniem jeśli dla określonych akt było by bardziej wskazane zastosować właśnie jakiegoś rodzaju konstrukcję archiwalną [czy w ogóle coś takiego w archiwistyce jest zdefiniowane?].
Jedyną taką konsrtukcją może być zbiór archiwalny, a jego utworzenie może być podyktowane przede wszystkim niemożnością lub trudnością ustalenia przynależności zespołowej materiałów. Tak więc częsta w archiwach praktyka tworzenia różnych zbiorów np. dokumentów pergaminowych, katrograficznych itp. (czyli wg kryterium rodzaju materiałów archiwalnych) nie ma żadnego uzasadnienia metodycznego, bo często z łatwością można ustalić ich proweniencję.
Bo tak jest lepiej dla archiwisty opracowującego zespół,
Nieraz rzeczywiście ustalenie prawidłowej przynależności zespołowej archiwaliów może sprawiać klopoty, ale z doświadczenia wiem, że łatwiejsza jest np. systematyzacja
zespołu archiwalnego niż zbioru, złożonego z bardzo przypadkowych często materiałów.
dla korzystającego bo ma bliźniacze materiały w jednym zespole,
Bliźniacze wg sztucznych kryteriów, narzuconych przez porządkującego archiwistę, tworzącego np. odrębny zbiór kartograficzny w sytuacji, gdy materiały aktowe, będące istotnym uzupełnieniem map są we właściwym zespole np. urzędu. W XIX w.natomiast częsta była praktyka archiwistów pruskich, którzy Generalia pozostawiali we właściwych zespołach, a Specialia wyłączali i tworzyli sztuczne zbiory (w Poznaniu mamy takie przypadki, teraz borykamy się z problemem, aby zbiory typu "Zbiór akt dot. klasztorów" i inne rozdzielić i włączyć do własciwych zespołów urzędów, gdzie jest ich naturalne i właściwe miejsce). Ukazanie kompletnego treściowego kontekstu materiałów archiwalnych może być skuteczne jedynie przez zachowanie
zespołu jako organicznej całości.
wreszcie dla ewidencji bo zamiast wielu zespołów 2-3 jednostkowych, ma 1 wielu jednostkowy
Domyślam się, że chodzi tu o zbiory zespołów szczątkowych, których tworzenie usankcjonowało Pismo okólne nr 5 NDAP z 29 maja 1965 r. w sprawie jednolitego trybu postępowania ze szczątkami zespołów. Zalecono wtedy tworzenie zbiorów z zespołów zachowanych szczątkowo, a kryterium miały być względy rzeczowe; w ten sposób powstały np. zbiory szczątków zespołów stowarzyszeń itp. Takie rozwiązanie miało na celu wyeliminowanie rozdrobnienia zasobu oraz aparatu ewidencyjnego, bo od tej pory zbiór szczątków miał być opisany na
jednej karcie zespołu. Były to więc powody czysto organizacyjne, nie zaś metodyczne. Kiedy więc zmieniły się warunki organizacyjne, tzn. wprowadzono do obowiązkowego stosowania bazę SEZAM, która w znaczny sposób ułatwia prowadzenie ewidencji zasobu archiwum, uchylono powyższe Pismo okólne i tym samym tworzenie zbiorów zespołów szczątkowych nie jest już możliwe (Zarządzenie nr 2 NDAP w sprawie ewidencji zasobu archiwalnego w archiwach państwowych).
i wreszcie dla osoby odpowiedzialnej za magazyn bo zespół większy łatwiej ogarnąć niż całkiem śladowy.
Hmmm...
Pozdrawiam
