Obieg dokumentów - Systemy Zarządzania Jakością w firmach a archiwa zakładowe

[Q_Wlkp]

Temat ciekawy i praktykowany Prywatne firmy, dotychczas, za jedyne "papierzyska" warte przechowywania uznawały akta osobowe i dokumenty księgowe, tylko dlatego, że regulują to odpowiednie przepisy  

Tymczasem wiele firm wchodzi w rozmaite Systemy Zarządzania takie jak ISO czy pokrewne, które wymagają archiwizowania... i przy okazji uczą szacunku dla stworzonych dokumentów. Ciekawe, że w prywatnych firmach potrzeba archiwum pojawia sie dopiero wówczas, kiedy takie systemy są wdrażane...

Inną sprawą są publiczne instytucje, tutaj sprawa jest w miarę prosta, co nie znaczy, że wszytko jest właściwie uregulowane.

Dlaczego o tym piszę ? Ot tak, dla zagajenia dyskusji, potencjalnej

No i najważniejsze, witam wszystkich

[Necho]

Witam nowego forumowicza.

[Jarek]

Inną sprawą są publiczne instytucje, tutaj sprawa jest w miarę prosta, co nie znaczy, że wszytko jest właściwie uregulowane.

he, he, w moim zakładzie pracy, instytucji jak najbardziej publicznej, mamy iso od kilku już lat. Pamiętam wdrażanie iso - panowie z firmy certyfikującej do co któregoś zdania wstawiali słówko "jerwa" - takie "cool" określenie jrwa  - co wszystkim sugerowało że mają pojęcie o naszym systemie kancelaryjnym. Potem okazało się że iso całkowicie ignoruje coś takiego jak system kancelaryjny i "jerwa". I w zasadzie tak już zostało  . Pani z firmy certyfikującej w ostatnim raporcie z auditu dokonała odkrycia, że realizacja naszych ustawowych zadań (w całej jednostce) i szj funkcjonują "tak jakby obok"  i "nie są te człony jednością"  Owszem, była w az, zainteresowała się nawet termohigrometrami, ale w raporcie słowem o nas nie wspomniała - w końcu to przecież tylko archiwum  (?) ... ale może to i dobrze, jeszcze okazałoby się, że również u nas "wykaz zapisów podlegających nadzorowi nie stanowi wszystkich zapisów, które świadczyć mogą o spełnieniu normy i przepisów, jak również być świadectwem takiego a nie innego wykonania zadania"    

[Paweł z ...]

Mimo wszystko wydaje mi się, że dzięki wprowadzaniu systemów zarządzania jakością w niektórych instytucjach gdzie dawniej nawet nie pomyślano o archiwum takowe twory się pojawiają a w innych przypominają sobie, że coś takiego jak archiwum mają. Pewnie w szczegółach jest często jak pisze Jarek, ale mimo tego można by powiedzieć, że przez procedury, dbanie o tzw. zapisy (czyli de facto dokumenty) poziom "świadomości" archiwalnej wzrasta 
Tak więc Archiwisto Pan od Jakości Twym sprzymierzeńcem!

[Jarek]

Tylko że tak - instytucje publiczne to zwykle takie, które z mocy ustawy mają prowadzić archiwa zakładowe, i zwykle je prowadzą, i to nie od wczoraj. Kultura organizacyjna tych instytucji, czyli również ich kancelaria i sposób postępowania z dokumentacją, mają zatem przede wszystkim oparcie w przepisach. Jeśli nie są one respektowane, to jest to nawet nie tyle wina niekompetencji szefów takich instytucji, co kilkudziesięcioletniej systemowej niezdolności do wdrożenia i egzekwowania tych przepisów, a wszyscy pracownicy tych instytucji wychowali się przecież na takiej niezdolności - bo niby skąd mieli czerpać wzorce? Zwykle jednak system kancelaryjny funkcjonował choćby w ograniczonym zakresie. I nagle oto zamiast próbować wdrożyć go w pełni i do końca, wszczepia się w jakoś jednak funkcjonujący system kancelaryjny takie niby-nowoczesne "coś", wprowadzające przede wszystkim chaos pojęciowy i z sufitu wzięte sposoby postępowania z dokumentacją. I w takim kontekście bardzo mnie cieszy konkluzja pani od auditu przeprowadzonego w mojej instytucji, że generalnie pracownicy olewają iso, a wszystkie te bzdetne "dokumenty" iso są pisane w zasadzie do szuflady - bo dla mnie to znak, że dobrze ich przeszkoliliśmy, że znają swoje obowiązki i, że wykonując je, starają się postępować racjonalnie.

[Jarek]

Żeby jednak oddać sprawiedliwość, niektóre elementy iso są mocno pożyteczne - ale dla funkcjonowania jednostki w ogóle, zdecydowanie np. usprawnił się system informowania o kompetencjach poszczególnych komórek i sposobie załatwiania spraw. Pytanie tylko czy nie wystarczyło się ograniczyć do tylko tych niektórych elementów, zamiast wdrażać cały system. Panowie iso-wdrażacze wdrażając system założyli że będzie on funkcjonował zupełnie poza systemem kancelaryjnym, nawet "dokumenty" iso miały wg ich pomysłu być wytwarzane poza wykazem akt. Na szczęście zdołaliśmy im podciąć skrzydełka dodając do "jerwy" kilka klas dla iso. Z naszym panem od iso długo walczyliśmy, by tworzona przezeń księga jakości (opis zasad systemu) określała relacje z systemem kancelaryjnym, co się nam w pewnym stopniu udało. Ale któregoś dnia ze zdumieniem odkryłem że jest już nowa księga jakości - jej czytanie przerwałem po kilku stronach, za bardzo podniosła mi ciśnienie. Na szczęście pan od iso już się u nas nie pojawia. Mamy za to już siódmą wersję polityki jakości (taka jednostronicowa deklaracja celów którym ma służyć iso) - ale co to za jakość która sama nie potrafi się zdecydować jaka powinna być...? 

[Jarek]

Ha, mówię i mam - szefostwo mojej instytucji ZREZYGNOWAŁO z funkcjonowania u nas systemu zarządzania jakością. Zostają z tego tylko zasady informowania.

[saren1985]

U mnie w urzędzie też dziś był Pan z ISO  Zwrócił uwagę głównie na termometr i higrometr i zapytał się skąd wiemy że urządzenie działa poprawnie? Odpowiedziałem że chyba producent daje taki atest na urządzenie skoro jest dopuszczone do sprzedaży. Pan zaproponował żebym kupił drugi innej firmy i porównywał odczyty z obu czy są takie same (zasada krzyżowa  ) Gaśnica, nośność półek, ich stabilność, na to zwracają jeszcze uwagę.Jeśli chodzi o przechowywanie i udostępnianie dokumentacji, o jej wypożyczanie to wydaje mi się że Panowie nie mają zielonego pojęcia

[marcia]

Zanim zaczęłam pracę, podobno u mnie w zakładzie było sporo zamieszania z ISO i wokół niego, jednak po czasie wszystko ucichło. Tak samo było z plastikowymi klipsami - podobno były niezbędne, każdy musiał je mieć i używać, jedyny właściwy był klips plastikowy. Teraz mamy zalegające sterty klipsów, bo jednak lepszy okazał się sznurek